Як отримати дублікат свідоцтва про смерть: покрокова інструкція для родичів

Іноді документ губиться у найневдаліший момент — коли він справді потрібен: для відкриття спадкової справи, оформлення пенсії, продажу майна чи отримання страхової виплати. Втратити свідоцтво про смерть близької людини — це не лише про папірець: це додатковий стрес для тих, хто й так переживає складний період.

Саме зараз, у 2025 році, питання відновлення документів стає ще гострішим. Українці стикаються з втратами архівів через війну, вимушені часто переїжджати та покладатись на цифрові сервіси замість звичних довідок. Державні та приватні структури дедалі частіше вимагають оригінал або дублікат свідоцтва — тож тяганина із відновленням призводить до бюрократичної паузи у всіх життєвих питаннях.

Знаючи, як усе це виглядає зсередини, допомагаємо пройти шлях до нового свідоцтва максимально швидко та без зайвих нервів — де б ви зараз не були: в Україні чи за кордоном. А щоб не розгубитись у нюансах, насамперед важливо знати, хто саме має право отримати дублікат документа.

Хто може отримати дублікат свідоцтва про смерть

Дублікат свідоцтва про смерть мають право отримати тільки фізичні особи віком від 16 років, якщо вони доводять свою причетність або повноваження на отримання такого документа. Конкретно це:

1. Близькі родичі (другий з подружжя, діти, батьки, брати/сестри, дідусі/бабусі, онуки) — для підтвердження права достатньо документів, що засвідчують родинний зв'язок, таких як свідоцтво про народження чи шлюб.
2. Спадкоємці (за законом і за заповітом) — якщо спадщина оформлюється на особу, яка не є прямим родичем, необхідно надати документ про право на спадщину.
3. Законні представники — адвокати, юристи, інші довірені особи, які мають нотаріальну довіреність на представництво інтересів заявника.​
4. Представники державних органів — співробітники органів опіки й піклування, закладів охорони здоров’я, правоохоронних або освітніх установ; вони мають діяти в межах своїх службових обов’язків та пред’явити відповідне посвідчення.

Де можна отримати дублікат свідоцтва про смерть

Вибір способу залежить від вашого місцезнаходження та можливості звернутися особисто. Всього існує чотири основних варіанти — обрати потрібний нескладно, якщо розуміти особливості кожного.

Варіант 1 — через ДРАЦС

Оптимальний спосіб для більшості заявників:

• Звернутись можна до будь-якого відділу ДРАЦС в Україні, незалежно від міста реєстрації смерті.
• Якщо реєстрація була в іншому місті, термін видачі може збільшитись через додаткові перевірки чи запит до архіву.
• Дублікат часто видають у день звернення. Отримувати документ можна особисто або через «Укрпошту» (у відділенні чи через кур’єра).

Варіант 2 — через ЦНАП 

Зручно, якщо немає поблизу ДРАЦС або якщо його відвідування ускладнене:

• ЦНАП приймає документи та передає їх у ДРАЦС.
• Відділень ЦНАП більше, вони працюють у гнучкіші години.
• Дублікат також отримуєте у ДРАЦС або «Укрпоштою».

Варіант 3 — онлайн через «Дію»

Подати заяву можна дистанційно — але дублікат видають лише у паперовому вигляді (електронний формат не передбачено).

• Для відправлення потрібен КЕП (банківський чи Дія.Підпис).
• Отримати можна особисто і відділенні ДРАЦС,  у відділенні «Укрпошти» або кур’єром у будь-якому місті.

Варіант 4 — у консульстві України за кордоном 

З лютого 2023 року українські консульства мають доступ до Державного реєстру актів цивільного стану. Це означає, що вони можуть видати оригінал або дублікат українського свідоцтва про смерть, якщо актовий запис уже внесений до реєстру. 

Як відновити свідоцтво про смерть в Україні

Процедура нескладна, але має кілька нюансів залежно від того, де ви знаходитеся, і які документи є під руками. Нижче — повний алгоритм, який можна застосувати в будь-якій ситуації.

1. Підгодуйте документи

Для подання заяви можуть знадобитися:

• паспорт заявника;
• довіреність — лише якщо звертається законний представник;
• документи, що підтверджують спорідненість із померлим (свідоцтво про народження, шлюб тощо);
• документи про зміну прізвища/імені заявника — якщо така зміна була;
• ПІБ померлого;
• дата народження та дата смерті померлого;
• довідка або витяг із паперового актового запису — якщо смерть реєстрували до створення електронного реєстру й запис можуть шукати в архіві;
• копія оригіналу свідоцтва — якщо є. Не обов’язково, але дуже полегшує пошук.

У поодиноких випадках можуть знадобитися інші документи — працівник ЦНАП/ДРАЦС уточнить це під час прийому.

2. Оберіть спосіб подання заяви

Способи подання та отримання українського дубліката ми детально розібрали в попередньому блоці. Стислий підсумок — ви можете звернутися до ДРАЦС, ЦНАП  або подати заяву онлайн через «Дію».

3. Заповніть заяву

У разі особистого звернення бланк заяви надає співробітник ЦНАПу/ДРАЦСу та за потреби допомагає його заповнити. Однак форма досить стандартна запитує лише базову інформацію:

• назву відділу ДРАЦС, до якого звертаєтеся;
• ПІБ заявника, адресу проживання;
• дані паспорта або ID-картки: серія/номер, ким і коли виданий;
• ПІБ померлого і ступінь родинного зв’язку;
• де і коли була зареєстрована смерть (місто, відділ, дата);
• мету отримання дубліката (наприклад, для спадщини, банківських процедур, соцвиплат, легалізації за кордоном тощо);
• дату подання та підпис.

4. Сплатіть адміністративний збір

Мито за видачу дубліката у 2025 році становить 0,51 грн.

• в «Дії» — оплата онлайн після заповнення заяви;
• у ЦНАП або ДРАЦС — вам нададуть реквізити, а квитанцію потрібно додати до пакету документів.

5. Підпишіть заяву та подайте її

Якщо подаєте документи особисто — просто підписуєте заяву власноруч. Якщо — онлайн, використайте один із електронних підписів:

• Дія.Підпис — найзручніший варіант для власників ID-картки;
• КЕП (кваліфікований електронний підпис) — його можна отримати у будь-якому банку або на порталі ID-gov.ua.

Після електронного підписання заява автоматично надходить до установи на опрацювання.

6. Відстежуйте статус

Якщо подавали заявку через «Дію»:

• статус буде доступний у кабінеті громадянина («Послуги» → «Замовлені послуги»);
• стандартний строк розгляду — до 3 робочих днів;
• про схвалення або відмову прийде сповіщення на пошту.

Якщо подавали заяву особисто:

• у простих випадках дублікат видають упродовж одного робочого дня;
• якщо запис доводиться шукати в архіві — очікування може тривати довше (про строки інформує ДРАЦС або ЦНАП, куди ви подали документи).

Якщо ви обрали отримання дубліката через «Укрпошту» (відомча/кур’єрська доставка):

• термін доставки документів поштою зазвичай складає до 7 робочих днів з моменту оформлення рішення про видачу дубліката. Статус відправлення можна відстежити за реєстраційним номером, який надасть відділення при оформленні.

7. Отримайте дублікат свідоцтва

Готовий дублікат видають лише у паперовій формі незалежно від того, як ви подавали заяву. Отримати документ можна одним із варіантів, які ви обрали під час подання:

• особисто — у ДРАЦС або ЦНАП;
• поштовою доставкою — у відділенні «Укрпошти» або кур’єром.

Важливо знати!

1. Після видачі дубліката старе свідоцтво автоматично стає недійсним. Якщо ви знайдете його пізніше — користуватися ним уже не можна.
2. Забрати документ може тільки заявник. Навіть за наявності довіреності представник не отримає дублікат, якщо він не подавав заяву. Якщо ви точно знаєте, що не зможете прийти особисто — заявником одразу має бути ваш представник.

Як отримати дублікат свідоцтва про смерть, якщо ви перебуваєте за кордоном

Щоб замовити дублікат свідоцтва про смерть за кордоном, не обов’язково повертатися в Україну — достатньо звернутися до найближчого українського консульства. Далі — простий алгоритм, який допоможе підготувати документи й пройти всю процедуру без зайвих труднощів.

Покрокова інструкція

1. Запишіться до електронної черги. Перед візитом оберіть консульство й зареєструйтесь через сервіс е-Консул, щоб отримати зручний час для подачі документів.
2. Підготуйте необхідні документи:
   • заповнена та підписана заява (форма відрізняється від тієї, що використовується в Україні);
   • дійсний закордонний паспорт заявника;
   • копія першої сторінки закордонного паспорта заявника;
   • дійсний паспорт громадянина України та копії всіх сторінок з відмітками — лише у випадку відсутності закордонного паспорта;
   • копія українського ІПН заявника;
   • копія раніше виданого свідоцтва про смерть.
3. Відвідайте консульство у призначений день. Передайте підготовлений пакет документів співробітнику консульства. Сплатіть консульський збір — станом на листопад 2025 року це 45 євро (оплачується за тарифами для повторних видань документів).
4. Отримайте дублікат свідоцтва. Консульство обробляє заяву зазвичай до 2 тижнів (термін залежить від завантаженості). Після цього заберіть нове свідоцтво особисто в консульстві.

Корисна примітка 

На практиці трапляються ситуації, коли потрапити до консульства фізично непросто, навіть якщо формально ви маєте на це право.

Найчастіші труднощі, про які нам повідомляють клієнти:

• чоловіків призовного віку інколи просять показати на вході документи про військовий облік — наприклад, бронювання, довідку з ТЦК або інший документ, який підтверджує підстави для виїзду чи перебування за кордоном;
• правила пропуску можуть відрізнятися залежно від країни або навіть від конкретної установи, і часто змінюються без попередження;
• консульства можуть бути розташовані дуже далеко, або запис на прийом відкривається рідко й швидко закривається.

Через це людина може формально мати право звернутися, але фізично не може потрапити всередину або зробити це в адекватний строк.

У такій ситуації альтернативою стає дистанційне оформлення.

Команда Advokat Market може організувати отримання дубліката свідоцтва про смерть віддалено — без особистого візиту до консульства або ДРАЦС в Україні.

Ми підготуємо заяву замість вас, зберемо всі необхідні документи й надішлемо готове свідоцтво (за потреби — перекладемо документ, зробимо апостиль або консульську легалізацію) у будь-яку країну світу.

Замовити дублікат онлайн

Що робити, якщо запис про смерть не знайдено

Бувають ситуації, коли після подання заяви про отримання дубліката свідоцтва про смерть ДРАЦС повідомляє про відсутність актового запису. Це не означає, що смерть не зареєстрована — найчастіше дані втрачені або недоступні з інших причин:

1. ДРАЦС ліквідовано, а архіви ще не передані.
2. Акт про смерть складений ще до 2000 року — запису немає в електронному реєстрі.
3. Втрачена паперова книга актових записів (через евакуацію, пожежу тощо).
4. Виникла технічна помилка під час введення даних (наприклад, друкарська помилка чи неточність у датах).
5. Смерть настала на тимчасово окупованій території, і акт про смерть могли не скласти взагалі.

Покрокові дії, якщо запис не знайдено

1. Уточніть варіанти пошуку. Надішліть до ДРАЦС запит про те, де саме можна шукати запис: тільки в реєстрі чи також в архівах. Це допоможе обрати правильний напрямок — звертатися до архіву або готувати звернення до суду.
2. Зверніться до архіву. Якщо ДРАЦС раніше не здійснював пошук у архівах, подайте запит про наявність актового запису (поштою або в ЦНАПі). Оскільки дані можуть бути в різних архівах, щоб пришвидшити пошук, звертайтеся одразу до місцевого, обласного й центрального архіву ДРАЦС.
3. Попросіть про поновлення запису. Законодавство дозволяє поновлювати акти цивільного стану, серед яких і актові записи про смерть. Заяву можуть подати спадкоємці, опікуни та їхні законні представники. Звертатися можна безпосередньо до ДРАЦС, ЦНАПу або дипломатичної установи за кордоном. У період воєнного стану дозволено звертатися до будь-якого відділення, незалежно від місця реєстрації акта.
4. Зверніться до суду. Якщо ДРАЦС відмовляє у поновленні актового запису, встановити факт смерті можна через суд (ст. 315 ЦПК України). На такі справи поширюється пришвидшений розгляд. Після рішення суду ДРАЦС зможе внести запис до реєстру та видати свідоцтво, якщо з дня смерті минуло понад рік.

Судове встановлення факту смерті: кроки та документи

Для звернення до суду обов’язково потрібна письмова відмова від відділу реєстрації. Подати заяву можуть лише близькі родичі загиблого, їхні представники чи інші зацікавлені особи. Звернення можливе до будь-якого місцевого суду України, незалежно від місця проживання або реєстрації заявника.

Що має містити позовна заява:

1. Який факт необхідно встановити.
2. Мета встановлення (наприклад, для вступу у спадщину).
3. Причини неможливості поновити або отримати свідоцтво звичайною процедурою.
4. Докази, що підтверджують обставини й факт смерті.

Що можуть бути доказами:

• копія медичного свідоцтва або довідка з лікарні;
• документи про поховання: договір із ритуальною службою, квитанція про оплату;
• свідчення родичів чи сусідів;
• дані з листів, довідок, витягів органів влади;
• речові докази: аудіо-, відеозаписи, експертні висновки;
• скриншоти особистого листування;
• інформація з відкритих джерел або соцмереж про бойові дії у відповідній місцевості;
• акти про настання смерті у довільній формі.

Якщо людині складно самостійно отримати певні докази, суд за законом має право (ч. 2 ст. 294 ЦПК України) офіційно звернутися із запитом до лікарні, архіву, державного органу чи іншої установи і вимагати потрібний документ для розгляду справи. Тобто суд може допомогти зібрати важливі докази з власної ініціативи, якщо вони потрібні для з’ясування обставин .

Важливі нюанси:

1. Рішення суду підлягає негайному виконанню — навіть оскарження не зупиняє його дії.
2. Розгляд справи починається одразу після звернення та триває орієнтовно один місяць.
3. Після отримання рішення зробіть його копію та зверніться до будь-якого ДРАЦС. На підставі рішення запис про смерть внесуть до реєстру, якщо з дня смерті минуло не більше одного року. Якщо термін менший — потрібно дочекатися вказаної дати. 
4. Як тільки акт з’явиться в реєстрі, свідоцтво можна замовити за стандартною процедурою.

На сам кінець, 

якщо ДРАЦС просто не знайшов актовий запис в системі, це не дорівнює його втраті. Спершу потрібно перевірити наявність паперової книги, звернутись до архівів різних рівнів. Спробувати процедуру поновлення актових записів. І звертатись до суду, лише якщо отримали офіційну письмову відмову в поновленні актового запису.

Поради Advokat Market: як уникнути помилок при відновленні свідоцтва про смерть

Затримки та проблеми під час отримання повторного свідоцтва зазвичай виникають через, на перший погляд, дрібниці — помилки в документах або неправильне оформлення заяви. Щоб уникнути непотрібних відмов і затяжного процесу, ми в Advokat Market радимо звернути увагу на наступне:

1. Дані у вашому документі не співпадають із реєстром

Таке трапляється через помилку при внесенні інформації в реєстр або при відтворенні даних зі старого чи неякісного документа.

Що варто робити 

Найкраще — використати максимально точні відомості з оригінального свідоцтва або з його офіційної копії. Якщо це неможливо:

• подайте заяву на виправлення помилки в реєстрі: після внесення змін отримаєте новий документ;
• у випадку відмови — точні дані визначаються через суд.

2. Відмова через «відсутність зв'язку з померлим»

Часто виникає, якщо заявник не може надати підтвердження родинних стосунків із померлим (наприклад, невістка звертається без належної довіреності).

Що варто робити 

Звернутись за довіреністю до кровного родича (батьки, діти, рідні брати й сестри, дідусь, бабуся, онуки, тітка або дядько, племінник чи племінниця), що має підтверджуючі документи про спорідненість (наприклад, свідоцтво про народження чи інший офіційний документ).

3. Відмова через неповний комплект документів

Вимоги до пакета документів залежать від конкретної ситуації: найпростіше — для чоловіка чи дружини, складніше — для далеких родичів, особливо якщо є питання спадщини або частина документів оформлена за кордоном.

Що варто робити 

1. За складних життєвих обставин краще подавати документи особисто, а не онлайн. При подачі онлайн ризик відмови зростає, бо ви не зможете отримати експертну консультацію під час оформлення, при потребі швидко дозаповнити чи виправити пакет, а також усунути дрібні помилки у документах на місці.
2. Обов’язково попередньо проконсультуйтеся з фахівцем — юрист допоможе зібрати всі необхідні довідки, свідоцтва, нотаріальні довіреності та підкаже додаткові моменти для вашої конкретної ситуації.

У більшості випадків проблеми вирішуються без суду: іноді достатньо подати додаткову заяву або правильно доповнити пакет документів. Якщо отримали відмову, вимагайте її у письмовому вигляді — так ви швидко дізнаєтесь про причину і матимете можливість її виправити.

Не витрачайте час на черги чи пошук додаткових документів

— ми допоможемо отримати дублікат свідоцтва про смерть дистанційно, без особистого візиту до держустанов. 

Наша команда організує процес «під ключ»: 

• підготуємо заяву,
• зберемо усі документи,
• супроводимо подання та у разі відмови самостійно вирішимо складні нюанси.

Отримати допомогу