Довіреність на отримання товару у 2026 році: коли без неї не обійтися, як оформити та адаптувати зразок під свій кейс

Довіреність на отримання товару у 2026 році — це вже не про обов’язковий бланк М-2, а про те, як ви керуєте ризиками, коли товар фізично рухається між складами, перевізниками, кур’єрами та вашими людьми. Формальна вимога зникла разом із типовою формою, але самі спори нікуди не поділися: податкові органи як і раніше дивляться на реальність операції, а не на красивий штамп у шапці довіреності.

У цьому новому середовищі кожне «заберіть на складі», «віддамо через перевізника» чи «оформимо через ЕДО» перетворюється на вибір: покластися на прізвище в ЄДР, внутрішній наказ або електронний підпис — чи все ж таки видати окрему довіреність і зафіксувати, хто, що і на яких підставах отримує. Один і той самий маршрут товару може виглядати абсолютно безпечним — або перетворюватися на аргумент для донарахувань — лише через те, як ви підтвердили повноваження отримувача й задокументували рух товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ).

Помилка тут рідко виглядає як грубе порушення закону. Частіше це дрібні прогалини: товар забрав свій водій без доручення, склад щось передав за звичкою, а в паперах не зійшлися підписи, дати чи маршрут. І поки бізнес переходить на КЕП та електронні ланцюжки зберігання доказів, довіреність на отримання товару залишається тихим, але критично важливим інструментом: від того, як саме ви її оформите, залежить, чи сприймуть ваші поставки як реальну операцію або як формальність, яку легко поставити під сумнів.

Коли в 2026 році реально потрібна довіреність на отримання товару (а коли можна без неї)?

Після скасування форми М-2 (прим. колись це був обов’язковий стандартизований бланк довіреності для отримання товару) закон не забороняє використовувати довіреності. Просто більше немає жорстко затвердженого бланка, а повноваження представника можна підтвердити й іншими документами: договором, актом органу управління, внутрішнім наказом тощо. Тому відповідь на запитання «потрібна чи ні довіреність» у 2026 році залежить від того, хто саме отримує товар, як відбувається передача і що передбачено договором або внутрішніми документами компанії.

Коли довіреність фактично обов’язкова або дуже бажана

У більшості практичних кейсів довіреність — не формальність, а спосіб зменшити ризики спорів і підтвердити, що товар отримала саме уповноважена особа.

Працівник компанії отримує товар у постачальника

Якщо юридична особа або ФОП направляє працівника на склад, довіреність підтверджує його повноваження підписувати видаткові накладні та акти приймання-передачі. Для постачальника це гарантія, що товар передається правильній особі, а для покупця — що документи підписані уповноваженим представником. Без такого підтвердження зростають ризики претензій щодо обсягу поставки або навіть факту передачі ТМЦ.

Третя особа (кур’єр, експедитор, логіст) забирає товар

У такій ситуації довіреність особливо важлива. Вона фіксує, на яких підставах стороння особа отримує товар, і знімає аргумент «це не наш представник». У разі спору саме цей документ часто стає ключовим доказом правомірності передачі товару.

Регулярні або значні поставки за договором

Якщо в договорі поставки прямо прописано, що ТМЦ отримують за довіреністю, її відсутність може стати формальним приводом для відмови у відвантаженні або для подальших претензій з боку постачальника чи контролюючих органів. У великих проєктах (будівництво, виробництво, мережевий ритейл) така умова часто використовується як інструмент внутрішнього та зовнішнього контролю.

Мережеві, корпоративні та державні структури

Попри скасування типової форми, багато великих організацій зберегли внутрішні регламенти, журнали реєстрації довіреностей та процедури ідентифікації отримувачів. Без належно оформленої довіреності такі контрагенти можуть не видати товар, вимагати додаткові документи або відтермінувати відвантаження до належного оформлення.

Коли можна обійтися без довіреності

Є ситуації, коли від окремого доручення можна відмовитися без відчутного зростання ризиків — за умови, що це відповідає договору і усталеній практиці з конкретним постачальником.

Товар отримує директор або власник

Якщо керівник зазначений у ЄДР і діє в межах повноважень, визначених статутом, його право представляти підприємство випливає з реєстру та установчих документів. У стандартних операціях додаткова довіреність зазвичай не потрібна, якщо інше прямо не передбачено договором або внутрішніми правилами контрагента.

Внутрішні переміщення товарів у межах компанії

Наприклад, зі складу до магазину або між підрозділами. У таких випадках використовують внутрішні накладні, ордери, накладні-вимоги чи накази, а не довіреність на отримання ТМЦ. Головне — щоб ці документи чітко показували маршрут руху товару і відповідальних осіб.

Використання ЕДО та КЕП

У цифрових моделях бізнесу первинні документи засвідчуються кваліфікованим електронним підписом уповноважених осіб. У таких випадках паперова довіреність часто не використовується, але повноваження підписанта мають бути зафіксовані у внутрішніх положеннях про документообіг, наказах або посадових інструкціях.

Невеликі покупки з мінімальними ризиками

За дрібними закупівлями постачальники нерідко обмежуються паспортом або службовим посвідченням і підписом у накладній. Це поширена практика у B2B-роздрібних сценаріях, де вартість і обсяги товару не виправдовують складніших процедур.

Якими документами можна частково замінити довіреність на отримання товару

У сучасній практиці бізнес рідко спирається лише на одну довіреність — зазвичай комбінується кілька документів, які разом підтверджують повноваження представника та реальність операції. Це можуть бути:

• договір, де прямо зазначено відповідальну особу за приймання товару;
• наказ або розпорядження керівника про призначення відповідальних осіб;
• внутрішній перелік/реєстр осіб, які мають право підписувати первинні документи (у тому числі в електронному документообігу);
• посадові інструкції та договори/положення про матеріальну відповідальність.

Ці інструменти не завжди повністю замінюють довіреність, але в комплексі з первинними документами та логістичними підтвердженнями вони помітно знижують ризики спорів із контрагентами й податковою.

Спірні та неоднозначні ситуації

Є сценарії, де прямо відповісти довіреність потрібна або точно не потрібна складно:

• працівник складу регулярно отримує товар без формальної довіреності;
• водій-експедитор одразу підписує накладні під час доставки;
• товар забирають через перевізника за паспортом, SMS‑кодом або номером ТТН.

У таких кейсах податкові органи в першу чергу дивляться не на наявність довіреності як такої, а на реальність операції: чи є логічний рух товару, документи на перевезення, оплата, використання ТМЦ у діяльності. Довіреність на отримання товару — лише один із доказів, але її відсутність у поєднанні із прогалинами в ТТН, актах, маршрутах чи даних про перевезення може стати додатковим аргументом проти платника податків.

Що показують недавні судові кейси

Судова практика підтверджує: сама по собі довіреність не забезпечує автоматичний захист, але її відсутність на фоні інших проблем часто підсилює позицію податкової.

У постанові П’ятого апеляційного адмінсуду від 25.04.2025 у справі №420/22114/24 суд став на бік податкового органу саме тому, що одночасно бракувало підтверджень руху товару (ТТН, перепусток, інших логістичних документів), а також не було належних довіреностей. Сигнал для бізнесу тут доволі прямий: якщо логістика та супровідні папери оформлені слабко, відсутність довіреності сприймається не як дрібна формальність, а як ще один аргумент на користь нереальності операції.

Водночас Верховний Суд у постанові від 07.03.2025 у справі №818/1805/17 демонструє більш збалансований підхід: сам факт відсутності даних про довіреність або окремі недоліки первинних документів не є автоматичною підставою визнати операцію нереальною, якщо інші докази підтверджують реальний рух товару та його використання в господарській діяльності. Інакше кажучи, суди дивляться не на одну галочку «є/немає довіреності», а на всю картину: документи, логістику, оплату та економічний зміст операції.

Практичний висновок: для регулярних або значних поставок найбезпечніша стратегія — поєднувати довіреність, правильно оформлені первинні документи та підтвердження логістики. Такий підхід мінімізує простір для сумнівів як у постачальника, так і у податкових органів.

Види довіреностей на отримання товару: яку обрати під свій кейс

Від типу довіреності залежать обсяг повноважень представника, рівень контролю та ризики для бізнесу. Важливо не надати зайвих прав, але й не обмежити повноваження настільки, що це ускладнить операційну роботу.

У практиці бізнесу зазвичай говорять про разові, спеціальні та генеральні довіреності. Формально ці терміни не завжди прямо фігурують у документах або внутрішніх регламентах, але саме така класифікація допомагає правильно налаштувати повноваження під конкретну ситуацію.

Разова довіреність 

Це найпростіший і найпоширеніший варіант. Разову довіреність на отримання товару видають під одну конкретну операцію: один виїзд, одну партію товару або одну видаткову накладну. Такий формат підходить, якщо компанія рідко направляє представників до постачальників або не хоче надавати широкі повноваження.

Строк дії зазвичай визначають максимально чітко: «до фактичного отримання товару за накладною №…» (але не пізніше певної дати) або конкретною датою завершення дії довіреності.

Практична перевага — менший простір для зловживань і простіший контроль у внутрішньому журналі довіреностей.

Спеціальна довіреність 

Її використовують, коли одна й та сама особа (комірник, логіст, водій-експедитор) регулярно отримує товари. На відміну від разової, спеціальна довіреність може охоплювати кілька поставок, декілька складів або логістичних точок та певну групу контрагентів чи договорів.

Строк дії зазвичай встановлюють на кілька місяців або рік із можливістю дострокового відкликання. Це дозволяє оптимізувати бізнес-процеси й не оформлювати новий документ під кожну поставку.

Щоб не перетворити спеціальну довіреність на надто широку, у тексті варто обмежити:

• види товарів або категорії ТМЦ;
• перелік контрагентів;
• місця отримання;
• діапазон дат;
• конкретні дії (отримання, підписання первинних документів тощо).

Такі обмеження зменшують ризики і допомагають довести у разі спору, що представник діяв у межах наданих повноважень.​

Генеральна довіреність 

У класичному правовому сенсі генеральна довіреність надає представнику максимально широкий спектр повноважень: укладення договорів, розпорядження майном, представництво в органах влади та банках, управління рахунками тощо.

У контексті отримання товарів такий формат зазвичай є надмірним. Для більшості стандартних бізнес-сценаріїв цілком достатньо правильно налаштованої спеціальної довіреності.

Генеральну довіреність доцільно оформлювати, коли:

• власник або керівник бізнесу перебуває за кордоном;
• потрібно передати управління компанією на тривалий період;
• представник має виконувати широкий спектр дій, включно з підписанням договорів, розпорядженням майном і отриманням товарів;
• операції пов’язані з високими ризиками або значними активами.

У таких випадках довіреність зазвичай посвідчують нотаріально. Якщо вас цікавить саме цей формат, варто звернутися до окремого матеріалу про генеральні довіреності, де детально розібрані ризики та варіанти захисту довірителя.

Як оформити довіреність на отримання товару

Саме від правильного оформлення довіреності залежить, чи прийме її контрагент і чи не виникнуть питання під час перевірки. Це також впливає на можливість захистити свої інтереси у разі спору.

Форма довіреності

Раніше для отримання товару використовували типовий бланк довіреності — форму М-2 за Інструкцією № 99, але її скасували ще у 2015 році. Зараз бізнес працює без обов’язкових уніфікованих бланків і орієнтується на загальні норми Цивільного кодексу України та вільну письмову форму, тож довіреність може виглядати по‑різному.

На практиці найчастіше використовують дві моделі:

1. Бланкова довіреність. Адаптований формат старої М-2 з таблицями, графами «Довіряю отримати…», переліком товарів, кількістю та реквізитами накладних. Такий підхід досі використовують багато компаній, особливо в торгівлі та виробництві.

2. Текстова довіреність. Звичайний документ у форматі А4 з описом сторін, повноважень, строку дії та підписів. Цей варіант частіше застосовують компанії з розвиненим електронним документообігом або індивідуальними договірними конструкціями.

У більшості повсякденних бізнес-сценаріїв нотаріальне посвідчення не є обов’язковим. Нотаріальна форма зазвичай потрібна, якщо:

• основний правочин укладається в нотаріальній формі;
• операція пов’язана зі значними сумами або високими ризиками;
• товар отримують у межах міжнародних угод;
• цього прямо вимагають банки, великі корпорації або державні органи.

Обов’язкові реквізити довіреності на отримання товару

Оскільки уніфікованої форми немає, відповідальність за зміст довіреності фактично лежить на бізнесі та його радниках. Щоб документ сприймали серйозно контрагенти й контролюючі органи, варто орієнтуватися на мінімальний стандарт реквізитів, який сформувався в практиці 2024–2026 років:

Не всі ці реквізити прямо перелічені в законі, але наведений перелік — це поєднання вимог ЦКУ та усталеної бухгалтерської й договірної практики. Додатково варто зазначати посилання на внутрішні накази чи журнали обліку довіреностей, щоб посилити контроль за використанням документа.

Як відрізняються реквізити в довіреності від юрособи, ФОП і фізичної особи

Базова логіка доручень на отримання товару однакова для всіх, але набір даних у верхній частині форми та рівень деталізації змінюються залежно від статусу особи, що видає довіреність.

Для юросіб ключову роль відіграють внутрішні регламенти: накази, журнали обліку, розподіл відповідальності між директором і матеріально відповідальними особами.

Для ФОП важливо зберегти баланс між простотою та бізнес‑логікою: довіреність має прямо показувати, що отримання товару пов’язане з господарською діяльністю, а не з особистими покупками.

Для фізичних осіб довіреність часто сприймають як просто записку, але при дорогих покупках або потенційних спорах правильне оформлення реквізитів і строку дії суттєво знижує ризики.

Довіреність на отримання товару: зразок для юрособи, ФОП і фізичної особи

Наведені приклади показують типову структуру та формулювання для різних ситуацій:

➤ юрособа → працівник або експедитор,
➤ ФОП → працівник або родич,
➤ фізична особа → фізична особа (отримання замовлення чи посилки).

Це не офіційно затверджені форми. Кожен документ варто адаптувати під:

• конкретний договір;
• вид товару;
• спосіб отримання;
• вимоги постачальника або перевізника;
• актуальну редакцію законодавства.

Орієнтовний зразок від юридичної особи

Підходить для ТОВ, ПП та інших юросіб, які доручають працівнику або експедитору отримати товар у постачальника, на складі або у перевізника. Таке доручення може використовуватися як для разових, так і для регулярних поставок.

ДОВІРЕНІСТЬ

м. ____, «» ________ 2026 року

Товариство з обмеженою відповідальністю «_______», код ЄДРПОУ ________, місцезнаходження: _______________, в особі директора _______________, що діє на підставі Статуту (далі — Довіритель), уповноважує громадянина України _, паспорт/ID: , адреса: (далі — Представник) отримувати товарно-матеріальні цінності за договором поставки № ___ від «» ________ 20 р., а також підписувати від імені Довірителя видаткові накладні, акти приймання-передачі та інші документи, пов’язані з отриманням товару.

Підпис Представника: ________ (засвідчую).

Довіреність дійсна до «__» _____ 2026 р. без права передоручення (або з правом передоручення).

Директор ________ /ПІБ/

М.П. (за наявності)

Орієнтовний зразок від ФОП

Використовується фізичною особою‑підприємцем, яка доручає працівнику, партнеру або родичу отримати товар на складі постачальника, у перевізника чи магазині.

ДОВІРЕНІСТЬ

м. ____, «» ________ 2026 року

Я, фізична особа‑підприємець _______, РНОКПП , запис про державну реєстрацію № __ від «» ___ 20 р., уповноважую громадянина України _______ (паспорт/ID: __, адреса: ) отримувати від мого імені товари, придбані для здійснення підприємницької діяльності, за договорами/замовленнями № __ від «» ___ 20 р., а також підписувати видаткові накладні, акти приймання‑передачі та інші документи, пов’язані з отриманням товару.

Довіреність видана строком до «__» ____ 2026 р. без права передоручення (або з правом передоручення).

ФОП _______ /підпис/

М.П. (за наявності)

Орієнтовний зразок від фізичної особи

Цей формат застосовують у побутових ситуаціях, коли людина не може особисто забрати замовлення чи посилку й доручає це іншій особі (родичу, другу). Підходить для отримання онлайн‑замовлень, техніки, меблів, поштових відправлень тощо.

ДОВІРЕНІСТЬ

Я, ________ (ПІБ, паспорт/ID: ______, виданий ________, адреса проживання: _________), уповноважую _________ (ПІБ, паспорт/ID: __) отримати замовлення № __ від «» _____ 20 р., оформлене на моє ім’я у _______ (магазин, сервіс або перевізник), та підписати всі необхідні документи, пов’язані з його отриманням.

Довіреність дійсна до «__» ____ 2026 р.

«__» ___ 2026 р. _____ /підпис довірителя/