Як зробити дублікат свідоцтва про народження? Деталізований гайд з прикладами

Втрата чи пошкодження свідоцтва про народження може спричинити серйозні незручності. Без цього документа неможливо влаштувати дитину до дитячого садка, підтвердити батьківство чи скористатися іншими соціальними послугами. Саме тому багато українців цікавляться, як зробити дублікат свідоцтва про народження.

Дублікат свідоцтва  — це не копія оригіналу, а повторно виданий документ, що має таку ж юридичну силу, як і перший.  На ньому буде відмітка «Повторно». Навіть якщо ви перебуваєте за кордоном, існують способи відновити цей документ. У цій статті розглянемо, як це зробити в Україні або за її межами за допомогою онлайн та офлайн сервісів.

Чи завжди потрібен дублікат?

У деяких випадках звичайна копія свідоцтва про народження, навіть нотаріально завірена, не може замінити оригінал. Саме тому вам може знадобитися дублікат, якщо:

1. Оригінал втрачено (загублено, знищено або вкрадено — немає значення).
2. Документ пошкоджено настільки, що текст став нечітким або нечитабельним (вицвів, розмитий водою, розірваний).
3. Державні органи України або іноземні установи вимагають саме дублікат. Це часто трапляється під час юридичних процедур, наприклад: підтвердження факту народження дитини для отримання громадянства, оформлення візи чи інших офіційних процедур.

Проте в деяких ситуаціях дублікат не є обов’язковим. Для певних внутрішніх процедур, які не потребують звернення до державних органів, може бути достатньо нотаріально завіреної копії. Наприклад:

• Оформлення дитини у приватний дитячий садок або школу. Державні заклади зазвичай вимагають оригінал або дублікат, а приватні можуть приймати нотаріально завірену копію.
• Отримання спадщини у випадку сімейних угод. Наприклад, якщо йдеться про приватне розподілення майна без офіційного судового процесу.

Щоб уникнути зайвих фінансових витрат і зекономити час перед замовленням дубліката уточніть вимоги установи. Можливо, копія розв’яже ваше питання швидше.

Де можна отримати дублікат свідоцтва про народження?

Місце отримання дубліката свідоцтва про народження залежить від вашого місцеперебування — в України чи за її межами. Розглянемо обидва варіанти.

📍 В Україні

Громадяни, які бажають отримати дублікат свідоцтва про народження та перебувають на території України, можуть обрати один із кількох способів:

Оформлення дубліката через портал Дія наразі недоступне, тому рекомендую стежити за оновленнями на платформі або в мобільному застосунку.

📍 За кордоном

Для українців, які перебувають за кордоном, доступні два варіанти отримання дубліката свідоцтва про народження:

1. Звернення до найближчого дипломатичного представництва або консульської установи України 

Ви можете особисто подати заяву до посольства чи консульства України в країні вашого перебування. Консульська установа передасть ваш запит до відповідного відділу ДРАЦС в Україні, після чого ви зможете отримати документ у представництві або замовити його пересилання. Варто заздалегідь уточнити процедуру в конкретному посольстві, оскільки деталі можуть відрізнятися залежно від країни.

2. Оформлення довіреності на третю особу в Україні

Якщо ви перебуваєте за кордоном, то можете оформити довіреність на іншу особу в Україні – у консульстві або в іноземного нотаріуса. У другому випадку документ має бути:

1. Апостильований (якщо цього вимагає законодавство країни, у якій оформлюється довіреність).
2. Перекладений українською мовою (переклад здійснюється в Україні та має бути нотаріально засвідчений).

Якщо вашим представником є адвокат, додатково знадобляться його/її паспорт, договір про надання правової допомоги, ордер та свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю.

Більшість іноземних установ вимагають апостиль дубліката свідоцтва про народження. Це офіційне підтвердження його юридичної сили за межами України. Advokat Market допоможе з апостилюванням документа та його пересиланням у вашу країну. Отримати консультацію

Які документи потрібні?

Для отримання дубліката свідоцтва про народження вам знадобиться стандартний перелік документів, який може бути розширений залежно від конкретних обставин.

Обов’язкові документи:

• Заява про видачу дубліката свідоцтва про народження (заповнюється у відділі ДРАЦС).
• Паспорт заявника чи документ, що його замінює.

Додаткові документи:

Зауважу, що послуга одержання дубліката є платною, а реквізити для оплати надаються у відповідному відділі ДРАЦС.

Хоча перелік документів може здаватися доволі великим, насправді процедура не є складною. Зібрати всі необхідні папери цілком реально, особливо якщо заздалегідь уточнити вимоги у відділі ДРАЦС або консульській установі, до якої плануєте звертатися.

Процедура отримання дубліката

Отримання дубліката свідоцтва про народження — це не така складна процедура, як може здатися. Головне — дотримуватися чіткого алгоритму дій, щоб уникнути зайвих затримок.

1. Збір документів 

Переконайтеся, що у вас є всі необхідні документи відповідно до переліку, наведеного в попередньому пункті. Це допоможе уникнути непередбачених труднощів під час подачі заяви. Якщо можливо, заздалегідь підготуйте копії, щоб не витрачати час на їхнє виготовлення в останній момент.

2. Вибір способу подачі заяви

Дублікат можна оформити кількома способами. Виберіть той, що найбільше відповідає вашим обставинам:

• Особисто у відділенні ДРАЦС, ЦНАП.
• Через онлайн-сервіс.
• Через консульство України за кордоном (актуально для тих, хто перебуває за межами країни)

3. Оплата мита 

Після подачі документів потрібно сплатити обов’язкове державне мито — 51 копійку.

Доступні способи оплати:

• Онлайн — за допомогою банківської картки під час подання заяви через електронні сервіси.
• Офлайн — у відділенні ДРАЦС, ЦНАПі (якщо є платіжний термінал), у банку за наданими реквізитами або через термінал самообслуговування.

Обов’язково збережіть квитанцію про оплату.

4. Термін очікування документа

Час очікування залежить від обраного способу подачі заявки:

⏳ Якщо ви звертаєтеся до відділу ДРАЦС, де було зареєстровано народження, дублікат зазвичай можна отримати в день звернення.

⏳ Якщо звернення подається не за місцем складення актового запису, відділ ДРАЦС, до якого ви звернулися, надішле запит до відповідного відділу, де зберігається запис. Після отримання підтвердження вам видадуть дублікат. Теоретично, підтвердження має надійти в день запиту, але на практиці цей процес може затягнутися через об'єктивні причини, зокрема технічні проблеми, повітряну тривогу чи відключення світла.

Також на терміни виготовлення дубліката впливає:

1. Спосіб подання заяви. Якщо звернення реалізується через консульство, термін буде довшим, оскільки документ передаватиметься дипломатичними каналами.
2. Спосіб доставки. Замовлення свідоцтва Укрпоштою (іншим поштовим сервісом) чи через ЦНАП займе додатковий час.

5. Отримання дубліката

Коли документ буде готовий, ви зможете отримати його зручним для вас способом:

• Особисто у відділенні ДРАЦС. Для цього візьміть паспорт та заберіть готовий документ.
• Поштовою доставкою Укрпошти (чи іншим поштовим сервісом). Це особливо зручно для тих, хто подавав заявку онлайн або через консульство.

Важливо! Отримання електронного дубліката свідоцтва про народження на порталі Дія наразі відсутнє.

Якщо ви не хочете проходити всі етапи самостійно — скористайтеся юридичним сервісом Advokat Market, який зробить це за вас. Оформити заявку зараз

Два способи, як зробити дублікат свідоцтва про народження

Отримати дублікат свідоцтва про народження можна різними способами, залежно від вашого місцеперебування та обставин. Для когось найзручнішим варіантом буде особистий візит до ДРАЦСу чи ЦНАПу, а хтось довірить оформлення документа юридичному сервісу.

Розглянемо два основні способи подачі заявки та їхні особливості.

1️⃣ Через відділення ДРАЦС 

Підходить для тих, хто:

• Має можливість особисто відвідати установу.
• Хоче самостійно контролювати весь процес.

Щоб відновити свідоцтво про народження через ДРАЦС, слід:

1. Зібрати необхідні документи (перелік див. у розділі «Які документи потрібні?»).
2. Звернутися до будь-якого відділення ДРАЦС (незалежно від місця реєстрації).  Адреси та контакти відділень можна знайти на сайті Міністерства юстиції України або за цим посиланням.
3. Заповнити заяву на отримання дубліката.
4. Оплатити державне мито та послуги ДРАЦС.
5. Отримати документ. Якщо звернення подано до відділу ДРАЦС, де було зареєстровано народження, дублікат видається у день звернення. В інших випадках строк отримання залежить від обставин, оскільки відділення, до якого ви звернулися, надсилає запит до установи, де зберігається актовий запис.

2️⃣ Через юридичний онлайн-сервіс

Підходить для тих, хто: 

• Хоче делегувати всі етапи збору документів та подачі заявки професіоналам.
• Стикнувся з нестандартною ситуацією, що потребує індивідуального підходу.
• Перебуває за кордоном і не має можливості особисто звернутися до ДРАЦСу або консульства.

Юридичні онлайн-сервіси допомагають оформити дублікат без особистої присутності. Наприклад, на нашій платформі Advokat Market процес виглядає так:

1. Подача заявки — заповняєте онлайн-форму на сайті.
2. Опис ситуації — у випадаючому вікні зазначаєте ключові моменти (наприклад, перебування за кордоном або потребу в консультації) та вказуєте зручний спосіб зв’язку (Viber, телефонний дзвінок тощо).
3. Отримання професійної підтримки — після обробки заявки спеціаліст Advokat Market зв’яжеться з вами для уточнення деталей та надання консультації.
4. Оплата послуги — здійснюється після узгодження всіх нюансів.
5. Отримання документа — дублікат надсилається поштою або кур’єром (спосіб доставки узгоджується індивідуально).

Скільки коштує повторне свідоцтво про народження?

Для отримання дубліката свідоцтва про народження в Україні необхідно сплатити державне мито у розмірі 0,51 грн (0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян), а також адміністративний збір за послуги відділу ДРАЦС.

Окрім основних платежів, можливі додаткові витрати, які залежать від способу отримання документа:

• Нотаріальне посвідчення довіреності (якщо документ отримує представник) — відповідно до Закону України «Про нотаріат».
• Оплата послуг доставки — згідно з тарифами Укрпошти або іншого поштового оператора (якщо дублікат замовляється онлайн).
• Консульські збори — сума встановлюється кожною консульською установою окремо (якщо документ оформлюється через консульство за кордоном).
• Додаткові послуги (наприклад, апостилізація дубліката).

Точну кінцеву суму слід уточнювати у відповідній установі, де ви плануєте отримати дублікат свідоцтва про народження. 

Нижче наведена таблиця з основними варіантами отримання дубліката. Вона допоможе вам швидко зорієнтуватися у вартості, додаткових витратах та можливих термінах оформлення залежно від способу подання заявки.

Поради, як уникнути повторної втрати свідоцтва

Втрата свідоцтва про народження — це завжди зайві клопоти. Щоб не довелося знову проходити процедуру відновлення, дотримуйтеся простого чекліста порад:

• Зберігайте оригінал у надійному місці. Виділіть окрему теку для свідоцтва та інших важливих документів. Найкраще використовувати пластиковий або ламінований файл, що захищатиме їх від вологи та механічних пошкоджень.
• Зробіть цифрову копію. Відскануйте свідоцтво або сфотографуйте його у високій якості, а потім збережіть у зашифрованому хмарному сервісі. Так ви матимете доступ до документа з будь-якої точки світу, навіть якщо втратите фізичні копії.
• Зробіть кілька копій. Зберігайте їх у різних місцях, наприклад, вдома та у батьків.
• Не носіть оригінал без потреби. Використовуйте копії свідоцтва, коли це можливо. Оригінал беріть із собою лише у випадках, коли цього вимагають офіційні установи.
• Використовуйте спеціалізовані застосунки. Деякі програми мають функцію нагадувань, яка допоможе вам періодично перевіряти наявність і стан документа.

Сподіваюся, ці поради допоможуть вам зберегти документи в безпеці. А якщо раптом трапляться непередбачені обставини, ви вже знаєте, як швидко зробити дублікат свідоцтва про народження без зайвого стресу!

Відповіді на поширені запитання

Чи скасовує дублікат оригінал свідоцтва про народження?

Ні, видача дубліката не робить оригінал свідоцтва недійсним. Однак у разі втрати або значного пошкодження оригіналу використовують саме дублікат. Раджу зберігати обидва документи — якщо оригінал знайдеться, він також залишатиметься чинним.

Хто має право отримати повторне свідоцтво про народження?

Отримати повторне свідоцтво про народження та/або витяг із Реєстру про державну реєстрацію народження, незалежно від дати проведення державної реєстрації народження фізичної особи та її походження, мають право:

• Батьки дитини (один з них), баба, дід, повнолітні брат або сестра, тітка, дядько, мачуха, вітчим дитини або їхній представник, який діє на підставі нотаріально посвідченої довіреності чи одного з документів, що підтверджують повноваження відповідно до Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».
• Особа, на яку складено актовий запис про народження (за наявності паспорта, тобто з 14 років).
• Уповноважений Верховної Ради України з прав людини особисто або через свого представника.

Скільки часу роблять дублікат свідоцтва про народження?

Термін виготовлення дубліката залежить від способу подання заявки та може варіюватися від одного дня до кількох тижнів.

Що робити, якщо немає можливості особисто подати заявку?

У такому разі можна оформити нотаріально посвідчену довіреність на представника, який подасть заявку від вашого імені.

Чи можна отримати дублікат свідоцтва в іншому місті, якщо я народився в іншому регіоні?

Так, ви можете звернутися до будь-якого відділення ДРАЦС, незалежно від місця народження чи реєстрації акту цивільного стану.

Як отримати дублікат, якщо свідоцтво про народження видане в СРСР?

Процедура залежить від року реєстрації:

• До 1940 року — замість дубліката видається архівна довідка. Для її отримання потрібно звернутися до відповідного обласного історичного архіву, оскільки ДРАЦС такі документи не видає.
• Між 1940-1950 роками — можливість отримання дубліката потрібно уточнювати у відділенні ДРАЦС.
• Після 1950 — оформлення здійснюється за стандартною процедурою. 

Чи можна отримати дублікат, якщо втрачені всі документи?

Так, можливо. Відповідні органи (ДРАЦС або архіви) можуть здійснити пошук інформації в реєстрах за спеціальним запитом.

Чи можуть відмовити у видачі дубліката?

Так, у таких випадках:

• не надано всіх необхідних документів;
• заявник не має права подавати запит (наприклад, відсутнє підтвердження родинних зв’язків або довіреність);
• відповідний актовий запис відсутній у реєстрі.