Як правильно завіряти копії документів: все, що слід знати про процедуру у 2025 році

У повсякденному житті та діловій практиці часто виникає необхідність підтвердити достовірність копій документів. Порядок завірення копій документів в Україні регулюється законодавством і залежить від їхнього типу та мети використання. У цій статті я детально розповім про всі нюанси завірення документів, щоб ви могли легко розібратися в актуальних вимогах до цієї процедури.

Що таке засвідчення копій документів?

Ця процедура необхідна для надання юридичної сили копіям оригіналів. Копія документа, завірена з дотриманням усіх правил, має таку ж юридичну силу, що й оригінал.

Завірення копій документів може знадобитися:

• при подачі документів до суду, банківської установи, навчального закладу тощо;
• для підтвердження певних прав (спадкових чи майнових);
• під час укладання різноманітних угод тощо.

У деяких випадках немає потреби завіряти копію всього документа в цілому — якщо потрібна тільки виписка, тобто частковий витяг інформації, що стосується конкретного питання. Виписка має повністю відтворювати текст відповідної частини документа. Якщо документ містить кілька розділів, не пов’язаних між собою, можна зробити виписку тільки з конкретного розділу. У виписці з багатосторінкового документа обов’язково мають бути відтворені його перша та остання сторінки — це необхідно для його ідентифікації.

Існує кілька способів завірити копії документів:

1. Нотаріальне засвідчення копій документів.
2. Засвідчення посадовими особами органів державної влади та місцевого самоврядування, організаціями, підприємствами та іншими юридичними особами.
3. Засвідчення фізичною особою.

Потрібна копія з нотаріальним підписом? Залиште заявку — ми зробимо все онлайн. Замовити послугу

Які документи можна завіряти, а які — ні?

Завіряти можна копії:

• деяких документів, що посвідчують особу, — паспорта громадянина України, ідентифікаційного коду, закордонного паспорта (копія засвідчується фізичною особою — власником документа);
• документів про освіту — дипломів, атестатів, сертифікатів та додатків до них, довідок про навчання, академічних довідок тощо;
• трудових і пенсійних документів — трудової книжки (копія засвідчується роботодавцем або нотаріусом), довідок про стаж, заробітну плату, пенсійні виплати тощо;
• документів на майно — свідоцтва про право власності на нерухомість, договорів купівлі-продажу, дарування, оренди, витягів із державних реєстрів (тільки офіційні копії);
• свідоцтв — про народження, шлюб, розлучення, смерть.

Заборонено засвідчувати копії документів, якщо вони:

• пов’язані з незаконними чи кримінальними діями;
• не містять усіх необхідних даних (підписів, печаток тощо);
• мають ті чи інші фізичні пошкодження;
• написані іноземними мовами без перекладу українською чи російською мовами.

Хто має право завіряти копії документів?

Відповідно до статті 75 Закону України «Про нотаріат», копії документів можуть завіряти нотаріуси, у селах та селищах — уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування, а за кордоном — посадові особи консульських установ України. Завірення копій документів і витягів із них здійснюється на підставі усного звернення зацікавленої особи. 

Громадянин, який звертається до нотаріуса, повинен мати при собі паспорт або інше посвідчення особи. Замовити засвідчення копії може як власник документа, так і інша особа. Посвідчувальний напис нотаріуса може бути зроблений від руки, надрукований на принтері або нанесений за допомогою заздалегідь виготовленого штампа.

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015 р., юридичні особи мають право завіряти копії створених у них документів, за винятком тих, що, згідно з вимогами законодавства, потребують нотаріального засвідчення. Завіряти документи має уповноважена особа організації (установи). Напис про засвідчення, що складається з фрази «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису людини, яка засвідчує копію, її імені та прізвища, а також дати завірення копії, обов’язково має бути скріплений печаткою установи. 

Також можливе завірення фізичною особою копій її власних документів (паспорт та ідентифікаційний код), хоча законодавством України порядок завірення копій документів фізичними особами не регламентований. На таких копіях рекомендується робити позначку «Згідно з оригіналом», особистий підпис особи, яка завіряє копію, її ініціали та прізвище, а також поточну дату.

Як правильно завіряти копії документів: покроковий чекліст

Перш ніж ставити підпис чи печатку, важливо правильно підготувати сам документ. Не кожна копія підлягає завіренню, і не завжди можна обійтися без оригіналу. Почнемо з базових речей, без яких процес засвідчення не зрушить з місця.

✔️ Підготовка документа до завірення

У більшості випадків для засвідчення копії документа обов’язково потрібно пред’явити оригінал. Це необхідно для перевірки його автентичності та точності відтворення змісту в копії. Перед завіренням уповноважена особа має переконатися, що він справжній, не містить виправлень тощо. Але якщо оригінал з якихось причин втрачений, допускається використання дубліката, виданого тим же органом, що й первинний документ. Також у такому випадку дозволяється виготовлення копії із засвідченої копії документа.

Залежно від методу виготовлення копії поділяються на вільні та факсимільні. Вільні копії являють собою передрукований або переписаний вручну оригінал документа і повністю відтворюють усю інформацію, за винятком таких зовнішніх ознак, як печатка, підпис, реквізити бланка, шрифт тощо. Факсимільні копії виготовляються за допомогою копіювально-розмножувальних апаратів і точно відтворюють усю інформацію з оригіналу, включаючи підпис та печатку.

✔️ Оформлення напису про засвідчення копії

Порядок завірення копій документів визначається правилами, встановленими Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», що набув чинності 1.09.2021 р.

Згідно з цим стандартом, позначка про завірення копії має містити слова «Згідно з оригіналом», назву посади, особистий підпис людини, яка засвідчує копію, її прізвище та ініціали, дату посвідчення копії. Завірення копій документів: зразок такого напису ми наводимо нижче (див. ілюстрацію).

У разі засвідчення копії документа фізичною особою (копія паспорта, РНОКПП, свідоцтва про шлюб чи народження дитини) посада не пишеться. Усі інші реквізити має бути зазначено. Напис про завірення копії документа, що складається з однієї сторінки, розміщується в нижній частині копії.

Додатково: завірення багатосторінкових документів

Як правильно завіряти копії документів, що складаються з двох і більше сторінок? Тут можливі два варіанти оформлення: засвідчення кожної сторінки окремо та засвідчення всієї копії як одного документа. У другому випадку документ має бути прошитий, а всі його сторінки — пронумеровані. Прошивання необхідне для захисту від підміни або втрати сторінок.

Напис про засвідчення копії розміщується на останній сторінці. Ось зразок:

Згідно з оригіналом. Копія містить ___ аркушів, прошито та пронумеровано
Директор ТОВ «БЕРЕЗЕНЬ»
(підпис) Петров І.І.
Дата: 28.03.2025
(М.П.)

✔️ Отримання документа

Час, необхідний для завірення копій документів, залежить від того, хто здійснює завірення.

• Нотаріус — від 10 до 30 хвилин (залежно від завантаженості). Якщо потрібно багато копій або документ складний (з кількох сторінок і прошитий), нотаріальне засвідчення копій документів може тривати до кількох годин.
• На підприємстві чи в організації, яка видала документ, — від кількох хвилин до кількох робочих днів.
• У державних установах та органах місцевого самоврядування — зазвичай безпосередньо у день звернення. Якщо ж установа завантажена або потрібне додаткове погодження, доведеться зачекати кілька днів.

P.S.

Для вашої зручності я підготувала чекліст у форматі pdf-брошури, яку ви можете завантажити на свій комп’ютер, планшет або смартфон просто зараз. Завдяки цьому покроковому алгоритму ви зможете уникнути помилок і засвідчити копії документів без зайвих проблем.

📥 Завантажити брошуру

Не шукайте нотаріуса — ми вже тут. Оформіть копії документів з нотаріальним засвідченням у кілька кліків. Оформити зараз

У яких ситуаціях можуть відмовити у нотаріальному засвідченні копій документів?

Ви не зможете нотаріально засвідчити копії:

❌ документів з нерозбірливим текстом, приписками олівцем чи ручкою, виправленнями, підчистками та іншими пошкодженнями;

❌ документа, який складається з кількох аркушів, якщо вони не прошиті, не пронумеровані та не скріплені підписом і печаткою установи, що його видала;

❌ документа, виданого фізичною особою, якщо її підпис не засвідчений нотаріусом або уповноваженою особою;

❌ документів, на підставі яких відповідними установами видаються оригінали документів (довідки про народження дитини, про смерть, про наявність психічних захворювань тощо);

❌ додатка до документа без наявності основного документа;

❌ з копії документа, якщо її достовірність не засвідчена нотаріусом або установою, що видала оригінал;

❌ з копії рішення суду без позначки про набрання ним законної сили та про те, що його оригінал є у суді.

Найголовніше про те, як правильно завіряти копії документів у 2025 році

Засвідчення копій — це важлива процедура, необхідна для підтвердження їхньої оригінальності та юридичної сили. У 2025 році порядок завірення копій документів залишається чітко регламентованим: це можуть робити нотаріуси, установи, де вони були видані, або уповноважені посадові особи.

Перед засвідченням слід переконатися, що документ відповідає усім вимогам: є оригіналом, офіційним дублікатом або нотаріально завіреною копією, не має виправлень та інших пошкоджень, а його текст добре читається. У разі втрати оригіналу можна звернутися до установи, яка його видала, та отримати дублікат.