Довіреність на представництво інтересів дитини в органах ДПС: як уникнути відмов через некоректний зміст

Коли батьки живуть за кордоном, більшість формальностей в Україні щодо дитини доводиться вирішувати через довірену особу. Найчастіше це родич, який може особисто звернутися до державних органів, зокрема до податкової.

Щоб така особа могла діяти від імені батьків, за кордоном оформлюють довіреність і передають родичу оригінал документа. Зовні все виглядає просто: є довіреність, є представник, залишилося лише подати заяви та отримати результат.

Однак саме формулювання повноважень у довіреності нерідко стають причиною відмов, коли йдеться про дії щодо дитини в органах ДПС. У результаті батьки зіштовхуються з відмовою вже під час першого звернення, а процедуру доводиться відкладати. 

З якої проблеми все починається: реальний кейс батьків за кордоном

Наведу узагальнений приклад із моєї практики, який неодноразово зустрічав в різних варіаціях.

Подружжя з України тривалий час перебувало в Німеччині. Їхня дитина, народжена у 2022 році, не мала українського РНОКПП, що ускладнювало оформлення окремих документів і доступ до адміністративних процедур в Україні.

Щоб розв'язати це питання, батьки вирішили уповноважити бабусю, яка проживає в Україні. Оскільки звернення до консульства виявилося неможливим у потрібні строки через відсутність доступних записів, вони оформили довіреність на представництво інтересів у місцевого нотаріуса за кордоном.

У тексті довіреності було використано стандартне широке формулювання:

…представник має право діяти в усіх органах державної влади, місцевого самоврядування, установах та організаціях України з правом вчинення всіх необхідних юридичних дій.

Окремої деталізації щодо органів ДПС або процедур, пов’язаних із дитиною, у документі не було. З погляду батьків та іноземного нотаріуса довіреність мала універсальний вигляд і, на їхню думку, охоплювала взаємодію з будь-якими державними органами.

Після звернення представника до територіального органу ДПС для реєстрації дитини в Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків (ДРФО) та отримання РНОКПП було подано стандартний пакет документів: форму № 1ДР, свідоцтво про народження дитини з перекладом, документ про місце проживання дитини, паспорт представника та довіреність з апостилем і нотаріальним перекладом.

Попри це, у прийнятті документів відмовили. Причиною став зміст довіреності: у ній не було прямо визначено повноваження діяти в інтересах дитини в органах ДПС щодо її реєстрації в ДРФО та отримання РНОКПП.

Представнику надали роз’яснення, що для таких дій зазвичай вимагається довіреність із чіткою вказівкою на ДПС та конкретними повноваженнями стосовно дитини. У результаті документ довелося переоформлювати, що спричинило додаткові витрати часу і коштів.

Чому для ДПС «довіреність на всі держоргани» не працює

На практиці податкові органи дивляться не на те, наскільки широко виписана довіреність, а на те, чи дозволяє вона виконати конкретні дії щодо конкретної дитини. Загальної фрази на кшталт «діяти в усіх органах...» для цього недостатньо. Інспектору потрібно бачити, що батьки прямо дозволили представникові зробити саме ті кроки, які входять до конкретної процедури в ДПС.

По-перше, у довіреності має бути зрозуміло, що представник діє саме в інтересах дитини, а не лише від імені батьків загалом. Якщо текст побудований так, що виглядає, ніби людина представляє тільки батьків, у податкової виникає сумнів, чи поширюються ці повноваження на дії щодо дитини. У ситуації сумніву інспектор, як правило, обирає безпечніший варіант — відмову.

По-друге, податкова служба очікує прямої згадки саме про Державну податкову службу та її територіальні органи. Загальне формулювання «держоргани, установи, організації» не дає впевненості, що батьки мали на увазі й податкові органи, тим більше — в рамках конкретної процедури реєстрації дитини в реєстрі платників податків. Для інспектора це виглядає як занадто загальне повноваження без прив’язки до податкового адміністрування.

По-третє, важливе не тільки «куди», а й «що саме» представник має право зробити. Якщо в довіреності немає прямої згадки про подання заяви за формою № 1ДР, внесення даних про дитину до ДРФО тощо, податкова не вбачає чіткої згоди батьків на виконання цих дій іншою особою. Навіть якщо довіреність легалізована й перекладена правильно, її можуть не прийняти саме через відсутність конкретного переліку дій.

У підсумку «довіреність на всі держоргани» не працює для ДПС не тому, що вона «занадто широка», а тому, що в ній немає потрібної конкретики: 

• хто саме, 
• в якому органі,
• які дії мають бути виконані. 

Що має бути в довіреності для ДПС щодо дитини

Щоб довіреність дійсно прийняли в податковій, у ній мають бути чітко видимі кілька ключових речей. Почнемо з найбазовішого — коректних даних усіх сторін. 

Обов’язкові дані сторін

У документі мають бути чітко зазначені всі учасники: довіритель (один або обидва батьки), дитина та представник. Це дає можливість ідентифікувати кожну особу й співвіднести її з документами, що подаються до ДПС. На практиці саме тут часто виникають розбіжності між даними в довіреності та документами, які подаються до установи.

Щоб було простіше зорієнтуватися, наведу орієнтовний шаблон формулювання цього фрагмента: 

Я, громадянка України [ПІБ матері / батька], [дата народження], паспорт серія [серія] № [номер], виданий [дата видачі] [орган, що видав паспорт], яка проживає за адресою: [адреса проживання], як мати/батько малолітньої дитини [ПІБ дитини], [дата народження дитини], свідоцтво про народження серія [серія] № [номер], видане [дата видачі] [назва органу ДРАЦС], цим уповноважую… .

Кого представляють і в якому органі

Ця частина довіреності здебільшого виявляється проблемною. Саме тут стандартні міжнародні шаблони не збігаються з тим, що фактично очікує побачити ДПС. 

Щоб уникнути повернення документа на доопрацювання, у довіреності потрібно:

1. Чітко вказати, що представник діє саме в інтересах дитини. Батьки в цій ситуації виступають як законні представники дитини, які передають повноваження, а не як окремі учасники податкової процедури. Формулювання повинні показувати, що дії здійснюються щодо дитини, а не просто «від імені батьків».
2. Прямо згадати Державну податкову службу України. Широкі формулювання без згадки ДПС не дають впевненості, що повноваження стосуються саме податкових органів і саме в межах процедури реєстрації дитини.

Для наочності можна використати таке формулювання:

…уповноважую [ПІБ представника], [дата народження представника], паспорт серія [серія] № [номер], РНОКПП [номер РНОКПП представника], що проживає за адресою: [адреса представника в Україні], представляти інтереси моєї малолітньої дитини [ПІБ дитини], [дата народження дитини], у Державній податковій службі України та її територіальних органів у зв’язку з її реєстрацією у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та отриманням реєстраційного номера облікової картки платника податків, … .

Перелік дій у ДПС щодо дитини

Окремо в довіреності варто перелічити конкретні дії, які представник має право вчиняти в податкових органах. Доцільно передбачити, що представник має право:

• подати від імені дитини (через її законних представників) облікову картку за формою № 1ДР до відповідного територіального органу ДПС;
• подавати інші заяви та документи, необхідні для реєстрації дитини у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та внесення або уточнення відомостей про неї;
• отримати документ, що підтверджує реєстрацію дитини в ДРФО та присвоєння РНОКПП (картку платника податків, довідку або інший документ, який видає ДПС);
• подавати уточнювальні документи та виправляти неточності в поданих даних;
• отримувати письмові відповіді й роз’яснення від органів ДПС з питань реєстрації дитини.

У тексті довіреності це може виглядати так:

…а також з правом подання від імені моєї малолітньої дитини облікової картки за формою № 1ДР та інших заяв і документів, необхідних для її реєстрації у ДРФО, внесення (уточнення) відомостей про дитину в цьому Реєстрі, та з правом отримання документів, що підтверджують присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків, й інших офіційних відповідей органів ДПС з цих питань.

Що ще варто врахувати

На цьому етапі у вас уже є базове розуміння, які дані, формулювання про органи ДПС і перелік дій мають бути в довіреності, щоб представник міг без зайвих пояснень діяти в інтересах дитини.

Окремо раджу звернути увагу на строк дії довіреності. Навіть якщо сама процедура зазвичай не займає багато часу, на практиці можуть виникати уточнення, повторні звернення або затримки з передачею документів. Тому краще відразу передбачити достатній запас часу — наприклад, визначити строк дії документа на кілька місяців або на рік.

Ще один момент — можливість передоручення. Якщо ви допускаєте, що в Україні дії щодо дитини може виконувати не лише родич, а й інша особа, наприклад адвокат, це право варто прямо передбачити в тексті довіреності. Без такої умови змінити представника в межах уже оформленого документа буде складно.

Для батьків, які перебувають за кордоном, такі нюанси мають практичне значення: будь-яка неточність у тексті може означати повторне оформлення документа, нові витрати часу і додаткові організаційні кроки. Якщо є сумніви щодо формулювань або структури довіреності, простіше один раз узгодити їх до підписання, ніж виправляти документ після відмови податкового органу.

В Advokat Market ми допомагаємо батькам, які перебувають за кордоном, оформити довіреність для дій у ДПС щодо дитини, яка буде чинною та придатною до використання в Україні.

Замовити довіреність