Як оформити довіреність за кордоном: три робочі способи

Перебуваючи за кордоном, ви можете мати справи в Україні: вирішити питання з рухомим чи нерухомим майном, отримати власні документи або документи дітей, звернутися до комунальних служб. Якщо для цього потрібно уповноважити іншу людину діяти від вашого імені, знадобиться довіреність. Тоді постає питання, як зробити її без повернення в Україну. 

Оформити довіреність, перебуваючи за кордоном, можна трьома способами: через українське консульство, через іноземного нотаріуса та дистанційно через юридичний сервіс Advokat Market. Жоден зі способів не є універсальним: в одному випадку доведеться довше чекати, в іншому – оплачувати додаткові послуги. Щоб обрати той, який підходить вам, варто розібратися в умовах і порядку оформлення кожного.

Спосіб №1 – через консульство

Ключова перевага цього способу – довіреність, посвідчена в українському консульстві, не потребує перекладу та легалізації для використання в Україні. Проте оформити її «на вчора» не вдасться: прийом відбувається за попереднім записом. Крім того, може знадобитися готовий текст довіреності – не варто розраховувати, що його складуть для вас у консульстві. Водночас деякі установи (наприклад, у Кракові, Дюссельдорфі та Брно) публікують на своїх сайтах зразки, які можна взяти за основу.

Як отримати довіреність за кордоном в консульстві

1. Запишіться на прийом

Скористайтеся сервісом е-Консул. Перевірте найближчу доступну дату для посвідчення довіреності: запис відкривають заздалегідь, але це не гарантує наявності місць на потрібний вам день. Також портал не завжди працює: на момент підготовки статті на ньому проводилися технічні роботи. 

2. Підготуйте текст довіреності

Якщо установа вимагає готовий проєкт, підготуйте його в електронному форматі, який можна редагувати, – зазвичай Word. Текст варто попередньо погодити з нотаріусом в Україні, щоб у довіреності були зазначені всі повноваження, необхідні представнику для виконання вашого доручення. 

Уточніть, коли та як передати проєкт до консульства. В одних установах його потрібно надіслати електронною поштою до прийому, в інших – бути готовим надіслати в день оформлення або принести на електронному носії. 

3. Підготуйте документи та особисто прийдіть на прийом 

Залежно від вимог установи й змісту довіреності можуть знадобитися:

• український паспорт (внутрішній та/або закордонний);
• РНОКПП (ідентифікаційний код);
• паспортні дані представника, а на вимогу установи – копія його паспорта;
• документ, що підтверджує законне перебування в країні, наприклад віза або посвідка на проживання;
• документи, необхідні для конкретної довіреності, – наприклад, документ про право власності на квартиру, якщо представник має її продати;
• документи, що підтверджують родинний зв’язок із представником, якщо від цього залежить розмір консульського збору.

Перевірте, які оригінали потрібно мати із собою та скільки копій підготувати. Прийдіть до консульства в призначений день і час.

4. Сплатіть консульський збір і підпишіть довіреність 

Порядок оплати залежить від консульства. Якщо установа приймає платежі на місці, сплатити збір можна під час прийому, зокрема банківською карткою. Інформацію про доступні способи оплати перевірте на її сайті перед візитом.

Розмір збору залежить від країни, виду довіреності та родинного зв’язку з представником. Як орієнтир: посвідчення майнової довіреності коштує 28 євро, якщо представником є хтось із батьків, дитина, чоловік або дружина довірителя, та 54 євро – якщо представник не належить до цих категорій. За посвідчення немайнової довіреності – 28 євро. Точну суму для вашого випадку можна дізнатися з тарифів обраної консульської установи.

Перед підписанням уважно прочитайте довіреність: перевірте свої дані, дані представника та його повноваження. Після цього підпишіть документ у присутності консула й отримайте посвідчену довіреність.

Спосіб №2 – через нотаріуса в країні перебування

Отримати довіреність за кордоном можна також через місцевого нотаріуса. Якщо не знаєте, де його шукати в країні перебування, скористайтеся сайтами нотаріальних організацій. Наприклад, у Польщі – сайтом Krajowa Rada Notarialna, у Німеччині – інформаційним порталом Notar.de, у Чехії – каталогом нотаріусів NKČR. 

Варіанти оформлення довіреності 

У закордонного нотаріуса можна засвідчити підпис на готовій довіреності або замовити її підготовку та посвідчення у формі нотаріального акта.

Для засвідчення підпису текст ви готуєте самостійно або за допомогою юриста в Україні. Нотаріус засвідчує ваш підпис, а не зміст документа.

Якщо довіреність оформлюють як нотаріальний акт, нотаріус складає або опрацьовує текст відповідно до вашого доручення, за потреби вносить зміни та посвідчує документ. На відміну від засвідчення підпису, ця процедура охоплює і зміст довіреності.

Що врахувати перед оформленням

1. Мова довіреності для іноземного нотаріуса 

У більшості випадків текст готують мовою країни перебування, але можливість подати його українською залежить від обраної процедури. Для засвідчення підпису нотаріус іноді може прийняти документ, навіть не розуміючи мови тексту. Натомість для оформлення нотаріального акта йому потрібно розуміти зміст довіреності. Тому до прийому домовтеся, якою мовою подати проєкт і чи потрібен переклад. 

2. Апостиль або консульська легалізація 

Потреба в апостилі або консульській легалізації залежить від країни, де оформлено довіреність, та міжнародних договорів. Гаазька конвенція передбачає апостиль замість консульської легалізації. Водночас між окремими країнами діють договори, які дозволяють використовувати документи без додаткового засвідчення.

Наприклад, належним чином оформлена польська нотаріальна довіреність не потребує апостиля для використання в Україні завдяки договору між Україною та Польщею про правову допомогу.

Проте в нашій практиці траплялися випадки, коли окремі нотаріуси або установи в Україні не приймали довіреність без апостиля. Щоб не повертатися до цього питання після оформлення, заздалегідь обговоріть його з тим, хто прийматиме документ. Якщо апостиль вимагають попри звільнення за міжнародним договором, попросіть пояснити підставу такої вимоги.

3. Переклад довіреності для використання в Україні 

Якщо довіреність складена іноземною мовою, може знадобитися переклад українською з нотаріальним засвідченням. Перекладу може потребувати не лише основний текст, а й посвідчувальний напис нотаріуса та апостиль, якщо він є. Тому, погоджуючи вимоги до перекладу, врахуйте всі ці частини. 

4. Строки та вартість оформлення 

Скільки часу знадобиться на оформлення, залежить від країни, завантаженості нотаріуса та того, чи прийдете ви з готовим текстом, чи замовлятимете його підготовку. Це також впливає на вартість послуги.

Окремо врахуйте час і витрати на переклад та, за потреби, апостиль або консульську легалізацію. Вартість нотаріальної дії – ще не обов’язково повна сума, яку доведеться сплатити за підготовку довіреності для використання в Україні.

Спосіб №3 – дистанційно через Advokat Market

Advokat Market поєднує допомогу українських юристів, адвокатів і нотаріусів із роботою закордонного партнера. Українська команда готує текст під конкретне доручення, а партнер організовує дистанційне підписання та подальше нотаріальне оформлення документа за кордоном.

Особливість цього способу – не лише можливість пройти всі етапи без поїздок. Вам не потрібно окремо шукати фахівців для підготовки тексту й оформлення довіреності та узгоджувати їхню роботу. Процес координує одна команда: від уточнення справи до надсилання готового документа. При цьому проєкт ви отримуєте до остаточного оформлення, щоб перевірити дані та погодити повноваження представника.

Як проходить дистанційне оформлення довіреності

1. Розкажіть, для чого потрібна довіреність 

Опишіть, яку справу має вирішити представник в Україні та хто ним буде. Наприклад, продати автомобіль, отримати документи, розв'язати питання щодо нерухомості чи представляти інтереси дитини.

Готовий шаблон не потрібен. Достатньо пояснити задачу своїми словами – на цій основі юрист підготує текст довіреності.

2. Надішліть потрібні дані та документи  

Після уточнення справи команда надішле перелік даних і документів для вашої довіреності. Він залежить від доручення: можуть знадобитися дані представника, РНОКПП, відомості про майно, дитину, установу або документ, який потрібно отримати.

Для підтвердження вашої особи потрібні фото або скани одного з документів: закордонного паспорта, ID-картки чи пластикового посвідчення водія.

На цьому ж етапі погоджують умови роботи. Після отримання необхідних даних і першої частини оплати юрист переходить до підготовки проєкту.

3. Перевірте та погодьте проєкт довіреності 

Юрист надсилає підготовлений текст вам на погодження. Перевірте свої дані, дані представника та перелік його повноважень: чи все відповідає тому, що ви хочете доручити.

Якщо помітите неточність або потрібно буде уточнити деталі, повідомте команді. Необхідні зміни внесуть з урахуванням вашої справи та порядку оформлення. До наступного етапу переходять після погодження тексту.

4. Підтвердьте особу та згоду зі змістом довіреності 

Після погодження проєкту з вами домовляються про час відеозв’язку з іноземним партнером Advokat Market.

Під час розмови ви показуєте документ, що посвідчує особу, та підтверджуєте, що ознайомилися з довіреністю й погоджуєтеся з її змістом. Цей етап потрібен для перевірки вашої особи та підтвердження бажання надати представнику зазначені повноваження. Подальше підписання й нотаріальне оформлення організовує партнер.

5. Отримайте скан та оригінал довіреності 

Після завершення оформлення вам надсилають скан довіреності. Оригінал відправляють кур’єрською службою за погодженою адресою – зокрема, безпосередньо представнику в Україні.

Скан не замінює оригіналу. Після отримання оригіналу представник матиме документ для виконання вашого доручення в межах погоджених повноважень. 

ОФОРМИТИ ДОВІРЕНІСТЬ ДИСТАНЦІЙНО