Рапорт на переведення в іншу частину: як діяти, якщо командування ігнорує звернення

Рапорт на переведення — це документ, з якого починається процедура зміни місця проходження служби. Водночас можливість переведення залежить від підстав, виду частини та належно оформлених документів.

Наприклад, переведення можливе як у межах ЗСУ чи НГУ, так і між ЗСУ та НГУ. Порядок залежить від напряму переведення та обставин служби. Зокрема, військовослужбовець може ініціювати переведення:

• з тилової частини до бойової;
• з бойової частини до іншої бойової;
• з бойової або тилової частини до іншої частини, якщо займаній посаді не відповідає висновок ВЛК.

Переведення має окремі процедурні вимоги, тому рапорт можуть повернути на доопрацювання або не розглянути по суті через помилки в оформленні чи неповний пакет документів. Проте проблема не завжди пов’язана з документами: командування може не прийняти рапорт, не пояснити причину відмови або прийняти його, але не повідомити про рішення у встановлений строк.

У таких ситуаціях важливо відрізнити недоліки в оформленні від бездіяльності командування, зафіксувати факт подання рапорту та зберегти докази. Далі пояснюю, як правильно зафіксувати подання рапорту на переведення, контролювати його розгляд і куди звертатися, якщо відповіді або обґрунтованого рішення немає.

Як зафіксувати подання рапорту на переведення 

Щоб мати можливість контролювати розгляд рапорту, важливо ще під час подання отримати підтвердження, що звернення прийняли. Усне прохання або передання документа без реєстрації не дає змоги довести дату подання та зміст рапорту. 

Перевірте документи

Для електронного рапорту на зміну місця служби через «Армія+» зазвичай потрібні військовий квиток або посвідчення офіцера та рекомендаційний лист від частини, до якої військовослужбовець планує перевестися. Якщо підставою є стан здоров’я, до звернення також додають висновок ВЛК.

Рекомендаційний лист підтверджує готовність іншої частини прийняти військовослужбовця. Його підписує командир або начальник цієї частини. У документі мають бути коректно зазначені дані частини та військовослужбовця. Лист чинний 30 днів від дати підписання, тому подати рапорт слід до завершення цього строку.

Перед відправленням перевірте, чи всі файли читабельні, чи відповідає рекомендаційний лист актуальному шаблону та чи не сплив строк його чинності. 

Подайте рапорт так, щоб це можна було довести 

Якщо ваша ситуація підпадає під електронну процедуру, подайте рапорт у застосунку «Армія+» через розділ «Зміна місця служби». Додаток дозволяє подати звернення без погодження безпосереднього командира для передбачених процедур. Результат розгляду та, у разі погодження, номер наказу надходять у застосунок.

Після подання збережіть скриншоти сформованого рапорту, переліку завантажених документів, номера звернення, його статусу та всіх повідомлень. Це допоможе підтвердити подання, якщо звернення не буде розглянуто або його статус не змінюватиметься.

Якщо рапорт подається у паперовій формі, передайте його через канцелярію чи службу діловодства військової частини. На своїй копії попросіть поставити дату, реєстраційний (вхідний) номер, підпис чи іншу відмітку про прийняття. 

Не передавайте паперовий рапорт командиру, кадровику чи іншій посадовій особі без реєстраційної відмітки або іншого підтвердження отримання. Якщо документ відмовляються прийняти, не обмежуйтеся усною відмовою: зафіксуйте її обставини та дійте за алгоритмом, наведеним у наступних розділах.

У які строки мають розглянути рапорт

Порядок і строки розгляду рапортів тривалий час не були достатньо врегульовані. Ситуація змінилася у 2024 році, коли набрав чинності Наказ МОУ № 531. Він визначає порядок роботи з рапортами в системі Міністерства оборони України, ЗСУ та Державній спеціальній службі транспорту.

Водночас цей Порядок не поширюється на Національну гвардію України, СБУ, ДПСУ та інші військові формування, які не входять до системи МОУ. Тому строки нижче не варто автоматично застосовувати до рапортів у таких структурах: у кожному випадку потрібно перевіряти профільні правила відповідного відомства. 

Загальний строк — до 14 днів 

Рапорт, який не належить до категорій невідкладних, мають розглянути не пізніше ніж за 14 днів із дня його подання. Цей строк застосовується і до паперових, і до електронних рапортів.

Важливо не плутати строк розгляду рапорту зі строком фактичного оформлення переведення. Навіть після погодження рапорту можуть знадобитися окремі кадрові дії та видання наказу про переведення.

Коли діє строк до 48 годин

Невідкладно, але не пізніше ніж за 48 годин, розглядають рапорти щодо:

• військової дисципліни;
• обов’язків особового складу під час виконання бойових наказів або розпоряджень;
• збереження життя і здоров’я особового складу;
• відпустки за сімейними обставинами або з інших поважних причин.

Від якої дати рахувати строк 

Для паперового рапорту строк починається з моменту подання, а не з моменту його реєстрації службою діловодства. Датою подання вважають: 

• дату фактичної передачі рапорту безпосередньому командиру на погодження;
• дату передачі прямому командиру, якщо безпосередній командир відмовився розглядати рапорт;
• дату надходження рапорту до поштового відділення за місцезнаходженням відповідного підрозділу — якщо його надіслали поштою.

Для електронного рапорту строк також обчислюють із моменту подання. Факт подання підтверджують дані системи: дата й час створення або надсилання рапорту, електронний підпис чи печатка, номер звернення та статус у застосунку. 

Що робити, якщо рапорт не приймають

Відмова прийняти рапорт, його непогодження та відмова в задоволенні рапорту — різні ситуації.

Відмова у прийнятті або реєстрації означає, що документ фактично не допускають до розгляду. Непогодження означає, що безпосередній чи прямий командир не підтримав рапорт на певному етапі. Водночас непогодження не зупиняє подальший рух паперового рапорту до посадової особи, яка уповноважена розв'язати питання по суті. Відмова в задоволенні рапорту має бути вмотивованою — із конкретними фактичними й правовими підставами.

Якщо для ухвалення рішення бракує інформації або документів, уповноважений командир може не погодити рапорт. Але він повинен зазначити вичерпний перелік того, чого бракує, і пояснити, чому ці документи потрібні. Не можна вимагати від військовослужбовця документи чи відомості, які вже є або мають бути в розпорядженні командування, підрозділу чи іншого органу системи МОУ.

Наприклад, коли до рапорту на переведення не додано рекомендаційного листа від частини, до якої планується переведення, у відповіді мають прямо вказати на відсутність саме цього документа. Формулювання на кшталт «неповний пакет документів» без уточнення не пояснює, що саме потрібно виправити.

Командування також не може вигадувати додаткові вимоги до паперового рапорту. Зокрема, не можна вимагати, щоб він був виключно написаний від руки або надрукований, відмовляти через шрифт, поля, колір чорнила, якість паперу чи несуттєві мовні помилки. Окремо заборонено відмовляти у прийнятті або реєстрації власноруч написаного рапорту.

Подайте рапорт повторно з доказом відправлення

Якщо рапорт відмовляються прийняти через канцелярію або не реєструють, надішліть його на поштову адресу військової частини цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Так ви матимете три ключові докази:

• поштову квитанцію — підтверджує відправлення;
• опис вкладення — підтверджує, що саме було надіслано;
• повідомлення про вручення — підтверджує отримання відправлення адресатом.

У повторному рапорті на переведення в іншу частину зазначте, що раніше намагалися подати такий самий документ, але його не прийняли або не зареєстрували. Додайте копію первинного рапорту, якщо вона є, а також усі необхідні документи для переведення — рекомендаційний лист, військовий документ, висновок ВЛК чи інші підтвердні матеріали залежно від підстави переведення.

Якщо невідома поштова адреса

Якщо офіційної адреси для листування знайти не вдалося, можна надіслати рапорт до МОУ із супровідним листом і проханням переслати його за належністю. У супровідному листі зазначте умовне найменування частини, усі відомі реквізити та поясніть, що не вдалося встановити її адресу для листування. За Порядком № 531 рапорт адресується безпосередньому командиру, а якщо він не може розв'язати питання — наступному прямому командиру. Звернення до МОУ у цьому випадку є способом скерувати документи за належністю, а не заміною процедури розгляду рапорту командуванням.

Що робити, якщо рапорт прийняли, але рішення не повідомляють

Якщо рапорт прийняли або зареєстрували, але про рішення не повідомляють, насамперед перевірте, чи маєте докази його подання. Для паперового рапорту це може бути копія з відміткою про прийняття, вхідний номер або інший документ, що підтверджує дату подання. Для електронного — збережений рапорт, дата й час відправлення, номер звернення та інформація з застосунку.

Далі перевірте, чи минув строк розгляду. Для рапорту на переведення зазвичай діє загальний строк — до 14 днів від дня подання. Скорочений строк застосовують лише до окремих невідкладних питань, тому він не поширюється на переведення автоматично.

Подайте письмове звернення щодо статусу рапорту

Якщо строк розгляду сплив, а рішення не надійшло, подайте письмове звернення командиру, якому адресували рапорт. У ньому попросіть повідомити, чи зареєстровано рапорт, його вхідний номер, поточний стан розгляду та прийняте рішення.

Звернення подайте через канцелярію або службу діловодства та залиште собі копію з відміткою про прийняття. Якщо це неможливо, надішліть його цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення — так ви зможете підтвердити зміст і дату отримання документа частиною.

Зразок звернення

Командиру військової частини [номер військової частини]
[військове звання, власне ім’я та прізвище]

від [військове звання, власне ім’я та прізвище]
[посада, підрозділ]

Номер телефону: [номер]

Адреса для письмової відповіді: [адреса]

ЗАЯВА
щодо статусу рапорту

[дата] я подав(ла) рапорт на ім’я командира військової частини [номер військової частини] щодо переведення до [умовне найменування або назва частини, якщо відома].

Станом на [дата] інформації про реєстрацію та результати розгляду рапорту я не отримав(ла).

ПРОШУ:

1. Повідомити, чи зареєстровано рапорт, поданий [дата].
2. У разі реєстрації повідомити його вхідний номер і дату реєстрації.
3. Повідомити поточний стан розгляду рапорту.
4. Повідомити причину, з якої рішення за рапортом досі не прийнято або відповідь не надано.
5. Надіслати письмову відповідь на адресу: [адреса].

Додаток: копія рапорту від [дата] — [кількість] арк. (за наявності).

[дата]                               [підпис]                              [ПІБ]

Заява не замінює рапорт на переведення і не запускає процедуру переведення повторно. Її мета — отримати офіційне підтвердження, що сталося з уже поданим рапортом, та зафіксувати відсутність відповіді, якщо командування не відреагує. 

Як оскаржити бездіяльність або необґрунтовану відмову 

Ви вже подали рапорт, зафіксували факт його прийняття або повторно надіслали документи поштою. Якщо рапорт усе одно не реєструють, не розглядають у встановлений строк або не повідомляють обґрунтованого рішення, можна подати скаргу на дії чи бездіяльність командування.

До скарги додайте документи, які зібрали на попередніх етапах. Вони дадуть змогу відтворити послідовність подій і підтвердити, що питання не було вирішено.

Залежно від ситуації оберіть один або кілька способів захисту.

Вище командування або вищий штаб

Звернення до вищого командування — перший практичний крок, якщо рапорт ігнорує безпосередній командир. Скаргу адресують наступному прямому командиру. Наприклад, якщо рапорт не розглядає командир батальйону, скаргу можна подати командиру бригади. 

Подайте скаргу або новий рапорт із копіями попередніх документів. Важливо не просто повторити прохання про переведення, а пояснити, що рапорт уже подавався, однак його не прийняли, не зареєстрували, не розглянули у строк або не надали належної відповіді.

Що зазначити: дати попередніх рапортів і звернень, кому їх передавали, у чому полягає порушення, чи сплив строк розгляду, чи отримували ви відповідь і чому вона не розв'язує питання. 

Що додати: копії рапортів і додатків, докази подання — копію з відміткою про прийняття, скриншоти з «Армія+», поштову квитанцію, опис вкладення, повідомлення про вручення, а також копію заяви щодо статусу рапорту й доказ її подання. 

Міністерство оборони України

До МОУ доцільно звертатися, якщо скарга на рівні частини або вищого командування не дала результату, неможливо встановити належного адресата за командною вертикаллю або існує ризик тиску через скаргу.

Звернення можна подати через електронну форму на сайті МОУ, електронною поштою [email protected], поштою за адресою: 03168, м. Київ, проспект Повітряних Сил, 6, або через цілодобову гарячу лінію 1512. Телефонне звернення зручне для консультації або повідомлення про проблему, але для фіксації скарги та додавання доказів краще використати письмовий чи електронний формат.

Що зазначити: прізвище, ім’я, по батькові, адресу для відповіді, контактний номер, суть скарги, дату та підпис. В електронному зверненні також зазначте адресу електронної пошти, на яку бажаєте отримати відповідь.

Що додати: коротку хронологію подій, копії рапортів і додатків, докази подання, попередні скарги та отримані відповіді.

Офіс Військового омбудсмана

До Офісу Військового омбудсмана можна звернутися зі скаргою на дії або бездіяльність командирів, зокрема з питань проходження служби й переміщення. Це доречний варіант, якщо командування не реагує на рапорт чи скаргу або ви вважаєте, що порушено ваші права як військовослужбовця.

Скаргу подають через форму на офіційному сайті Офісу або електронною поштою [email protected]. Її розглядають протягом 10 робочих днів, а якщо є загроза життю чи здоров’ю військовослужбовця — протягом трьох днів. Після розгляду заявника письмово інформують про прийняте рішення.

Що зазначити: власні дані та контакти, військову частину, обставини справи, дані посадової особи або органу, чиї дії або бездіяльність оскаржуєте, а також чітке прохання.

Що додати: копії рапортів, заяв щодо статусу, відповідей, скриншоти, поштові документи та інші наявні докази. 

Офіс може розглянути скаргу, ініціювати перевірку або скерувати матеріали компетентному органу, але не ухвалює наказ про переведення замість командування.

Судове оскарження

До окружного адміністративного суду можна звернутися, щоб оскаржити бездіяльність або рішення командування. Залежно від обставин у позові можна просити визнати бездіяльність протиправною та зобов’язати військову частину або командира розглянути рапорт і надати рішення.

Суд не ухвалює наказ про переведення замість командування та не гарантує, що рапорт погодять. Він перевіряє, чи дотрималися посадові особи процедури та строків розгляду. У спорах щодо проходження публічної служби строк звернення до адміністративного суду зазвичай становить один місяць із дня, коли військовослужбовець дізнався або мав дізнатися про порушення свого права.

Що зазначити: назву окружного адміністративного суду, свої дані й контакти, дані відповідача — військової частини або посадової особи, обставини справи, конкретні позовні вимоги та посилання на докази. Наприклад, вимога може звучати так: «Визнати протиправною бездіяльність щодо нерозгляду рапорту від [дата] та зобов’язати розглянути його по суті».

Що додати: копії рапорту або кількох рапортів, заяви щодо статусу, докази подання, листування й отримані відповіді, скриншоти, поштові квитанції, описи вкладення та повідомлення про вручення. Також додайте документ про сплату судового збору або документи, що підтверджують підстави для звільнення від нього. Якщо позов подає представник — документ про його повноваження.

Ігнорування рапорту не означає, що питання переведення закрите. Командування має діяти в межах визначеної процедури, а військовослужбовець має право вимагати належного розгляду свого звернення та оскаржити порушення. Головне — не залишати ситуацію на рівні усних домовленостей і діяти лише так, щоб кожен крок можна було підтвердити документально.