Довіреність на отримання документів у 2025 році: повний гід

Довіреність на отримання документів — це офіційний письмовий документ, яким одна особа уповноважує іншу отримати певні документи від її імені. 

У 2025 році такі довіреності стали ще більш затребуваними: через воєнний стан, масовий виїзд людей за кордон і роботу держорганів у скороченому режимі. Частину процедур справді перевели в онлайн — зокрема, через портал «Дія», але для отримання оригіналів документів у більшості випадків довіреність все ще потрібна. Деякі установи — наприклад, для отримання паспортів чи спадкових документів — приймають лише нотаріально посвідчені довіреності.

Цей матеріал допоможе розібратись, яку довіреність на отримання документів оформити саме у вашій ситуації, коли обов’язковий нотаріус і як уникнути типових помилок у тексті. Ми також підготували шаблони документів, які можна використати одразу.

Види довіреностей на отримання документів та приклади їхнього використання

Довіреності на отримання документів відрізняються за тим, який обсяг прав вони надають і як часто представник може користуватися документом.

У нотаріальній практиці розрізняють три основні види:

• разову,
• спеціальну, 
• генеральну. 

Цей поділ не прописаний у Цивільному кодексі України (визначає загальні правила щодо оформлення й дії довіреностей), але широко використовується юристами, адже допомагає зрозуміти, яку довіреність оформити саме під конкретну ситуацію.

Розгляньмо, у чому відмінності між цими видами та коли кожна з них потрібна.

Разова довіреність

Видається для вчинення однієї конкретної дії — наприклад, щоб хтось отримав свідоцтво, довідку або дублікат від вашого імені. 

Термін дії: до моменту вчинення передбаченої дії або до зазначеної у документі дати.

Приклади використання:

• отримання поштового відправлення;
• одержання оригіналу свідоцтва (про народження, шлюб, освіту);
• отримання дубліката документа;
• подання звернення до держустанов.

Спеціальна довіреність

Підходить, коли потрібно неодноразово або регулярно отримувати документи одного типу — наприклад, довідки, витяги чи свідоцтва.

Термін дії: до дати, зазначеної у довіреності, або — якщо термін не вказаний — протягом одного року. Навіть якщо деякі дії вже виконані, документ залишається чинним до закінчення строку.

Приклади ситуацій, коли потрібна спеціальна довіреність на отримання документів:

• Медицина: регулярне отримання медичних довідок або результатів обстежень.
• Бізнес: оформлення документів для участі у тендерах, подання звітності.
• Державні установи: отримання довідок у судах, банках, МВС.
• РАЦС або митниця: одержання кількох свідоцтв чи вантажних документів.

Генеральна довіреність

Це документ, який надає представнику найширші повноваження діяти від вашого імені: отримувати будь-які документи, подавати заяви, представляти інтереси у державних органах, судах чи банках.

Термін дії: якщо не зазначено інше — 3–5 років, може бути безстроковою, якщо це прямо передбачено в тексті.

Приклади використання:

• передача адвокату чи родичу права вести справи, подавати документи та отримувати офіційні витяги;
• уповноваження юриста або виконавчого директора представляти компанію;
• оформлення для особи, яка постійно проживає за кордоном, щоб вона могла вирішувати всі питання дистанційно.

Ще один практичний аспект, який варто врахувати перед оформленням, — чи матиме ваш представник право передоручати свої повноваження іншій особі.

Будь-яку довіреність можна оформити з правом передоручення або без нього.

➤ З правом передоручення — представник може делегувати частину своїх дій третій особі. Це зручно, якщо він може бути відсутнім або діє від імені компанії. Але важливо чітко визначити, які саме повноваження можна передати.

➤ Без права передоручення — усі дії виконує лише зазначений представник. Такий варіант безпечніший і дає повний контроль, хоча й менш гнучкий, якщо людина тимчасово недоступна.

Хто може бути довірителем і повіреним

Довіреність на отримання документів — це двостороння угода між довірителем, який передає свої повноваження, і повіреним, який отримує право діяти від його імені.

Хто може бути довірителем

Довірителем може бути:

• фізична особа — громадянин України, іноземець або особа без громадянства;
• юридична особа — компанія, зареєстрована в Україні чи за кордоном;
• фізична особа-підприємець (ФОП).

Видавати довіреності можуть повнолітні та дієздатні особи. Окремі винятки передбачені для осіб віком від 16 років, якщо вони: 

• уклали шлюб,
• працюють за трудовим договором,
• займаються підприємницькою діяльністю.

Хто може бути повіреним

Повіреним може бути будь-яка особа, якій довіритель дозволяє отримати документи від його імені. Закон не встановлює спеціальних вимог до повірених, головне — їхня дієздатність і здатність виконати доручення.

Зазвичай повіреним є:

• родич або близький знайомий,
• адвокат чи юрист,
• працівник компанії (для юридичних осіб),
• інша особа, якій довіряє довіритель.

Якщо повірений молодший 18 років, він може виконати доручення лише у виняткових випадках — коли має шлюб, трудовий договір або займається підприємницькою діяльністю.

Коли потрібна нотаріальна довіреність і хто може її посвідчити

Не кожну довіреність на отримання документів потрібно посвідчувати нотаріально. Для побутових дій — отримати посилку, банківську довідку, витяг із реєстру за несуттєвими питаннями — достатньо простої письмової форми (можна написати від руки або надрукувати). Однак у низці випадків закон прямо вимагає нотаріального посвідчення.

Коли обов’язково потрібне нотаріальне посвідчення

Нотаріальна довіреність потрібна у випадках, коли представник отримує чи подає документи, пов’язані з правами власності або іншими юридично значущими діями.

Зокрема, це ситуації:

• Розпорядження або продаж нерухомості — отримання витягів із Державного реєстру прав, довідок про право власності чи документів для нотаріального оформлення угоди.
• Участь у судових справах від імені іншої особи — отримання рішень суду, ухвал, виконавчих листів чи інших матеріалів справи.
• Укладання чи розірвання угод з автомобілями — отримання техпаспорта, довідок МВС або актів приймання-передачі.
• Оформлення спадкових справ — отримання свідоцтва про право на спадщину, довідок про склад сім’ї, витягів із Спадкового реєстру.
• Укладання договорів із іноземними контрагентами — отримання легалізованих перекладів, витягів чи довідок, що підтверджують право діяти від імені особи.

Тобто, якщо довіреність використовується для отримання будь-яких документів, що підтверджують майнові, сімейні, спадкові або судові права, — вона має бути нотаріальною.

Сумніваєтесь, чи потрібен нотаріус?

Покажіть документи — ми підкажемо, чи можна обійтись простою формою.

Перевірити онлайн

Хто може посвідчити довіреність, якщо нотаріуса немає

Бувають ситуації, коли звернутись до нотаріуса неможливо — наприклад, у віддаленому селі, під час служби у війську чи перебування в лікарні. У таких випадках закон дозволяє іншим посадовим особам посвідчувати довіреність, і така дія має ту саму юридичну силу, що й нотаріальне посвідчення (стаття 245 Цивільного кодексу України).

Нижче — найпоширеніші ситуації та уповноважені особи, які можуть засвідчити документ замість нотаріуса:

Що ще важливо знати!

1. Довіреність має бути складена у письмовій формі — навіть якщо її не посвідчують нотаріально.
2. Вона може бути створена в електронному форматі, якщо підписана кваліфікованим електронним підписом (КЕП) — наприклад, через сервіси «Вчасно».
3. Якщо довіреність посвідчується нотаріусом чи іншою уповноваженою особою, інформацію про це вносять до Єдиного реєстру довіреностей протягом двох робочих днів. Але під час воєнного стану можливі затримки до п’яти днів.

Як написати довіреність на отримання документів 

Хоча закон не передбачає єдиного зразка довіреності, правильне оформлення критично важливе, адже саме воно визначає юридичну силу документа. Відсутність дати складання або підпису довірителя автоматично робить документ недійсним.

Обов'язкові реквізити довіреності

1. Дані довірителя та повіреного

У довіреності мають бути вказані повні ідентифікаційні відомості обох сторін. Їхній перелік залежить від того, хто саме видає документ 👇

2. Обсяг повноважень

У цьому розділі потрібно чітко зазначити, що саме ви доручаєте уповноваженій особі зробити від вашого імені — отримати певні документи чи виконати окремі дії.

Наприклад:

• отримати свідоцтво про народження серії ___;
• забрати паспорт або ID-карту на ім’я ___;
• отримати виписку з банківського рахунку № ___;
• подати й отримати довідку з МВС або РАЦС.

3. Термін дії довіреності

Закон не встановлює мінімального чи максимального строку дії довіреності на отримання документів — його визначає сам довіритель.

Але варто враховувати:

• разова довіреність діє до моменту виконання конкретної дії;
• якщо строк не вказаний, документ автоматично чинний 1 рік;
• генеральну довіреність можна оформити безстроково, але ми в Advokat Market радимо обмежити дію 3–5 роками.

Термін дії завжди вказується прямо в тексті документа — від кількох днів до кількох років (окрім разової).

4. Дата складання

Це один із ключових реквізитів. Якщо у довіреності немає дати, документ автоматично вважається нікчемним — тобто таким, що не має юридичної сили.

Дата потрібна не лише для визначення терміну дії, а й для підтвердження, що довіритель був дієздатним на момент підписання.

5. Підписи та печатки

Довіреність обов’язково має бути підписана довірителем. Без підпису документ не чинний — навіть якщо містить усі інші дані.

Як правильно підписати:

• фізична особа — особистий підпис, як у паспорті;
• ФОП — особистий підпис і (за наявності) печатка;
• юридична особа — підпис керівника або уповноваженої особи згідно зі статутом.

Закон не вимагає обов’язкової печатки, але ми радимо її ставити — це спрощує перевірку автентичності документа.

Підпис повіреного не є обов’язковим: довіреність можна оформити без його присутності, якщо зазначені всі дані.

Зразки й шаблони довіреності на отримання документів

У більшості випадків довіреність можна скласти самостійно — достатньо мати базовий шаблон і приклад для орієнтиру.

➤ Шаблон — це порожня форма для заповнення, яку можна завантажити, вписати свої дані та роздрукувати.

➤ Зразок — це приклад уже заповненого документа з вигаданими (але реалістичними) даними, щоб побачити, як виглядає готова довіреність на отримання документів.

У цьому розділі ми зібрали обидва варіанти — зразки для прикладу та шаблони для заповнення.

Загальний зразок довіреності на отримання документів

Такий зразок допоможе зорієнтуватися у структурі довіреності. Використовуйте його як приклад і обов’язково адаптуйте під власні обставини.

Приклад заповнення:

Я, Олексій Коваленко, 1985 року народження, проживаю у м. Львові, вул. Сахарова, 11, працюю у ТОВ «Буд-Сервіс» (далі — «довіритель»), уповноважую Іваненка Сергія Петровича, 1990 року народження, проживає у м. Львові, вул. Наукова, 7 (далі — «повірений»), діяти від мого імені для отримання витягу з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно у ЦНАПі м. Львова.

Повірений має право передоручати виконання своїх повноважень іншим особам.

Довіреність видана без права передоручення і діє до 31 грудня 2025 року.

Дата: 15 жовтня 2025 року

Підпис довірителя: ______

Завантажити повний шаблон (PDF)

Зразок довіреності на отримання поштових відправлень

Такі довіреності зазвичай не потребують нотаріального посвідчення. Більшість поштових операторів — «Укрпошта» та приватні служби — приймають документи, складені у довільній формі, але з обов’язковим зазначенням паспортних даних обох осіб.

Приклад заповнення:

Я, Марія Петренко, 1992 року народження, проживаю у м. Києві, вул. Пушкіна, 10 (далі — «довіритель»), на підставі ст. 244 Цивільного кодексу України уповноважую Іванчука Андрія Івановича, 1995 року народження, проживає у м. Києві, вул. Політехнічна, 3 (далі — «повірений»), отримати відправлення №123456789 із відділення Укрпошти №15 м. Києва.

Довіреність видана без права передоручення і діє до 30 листопада 2025 року.

Дата: 10 жовтня 2025 року

Підпис довірителя: ____________

Завантажити повний шаблон (PDF)

Зразок довіреності на отримання документів у держустановах

Вимоги до довіреності залежать від установи, у якій ви отримуєте документ:

🏛️ Банки зазвичай приймають довіреність у простій письмовій формі. Тому для укладення документа скористайтеся загальним шаблоном, наведеним вище — просто впишіть конкретну назву документа та установи.

🏛️ Суди, органи МВС, митниця, РАЦС і ЦНАП у більшості випадків вимагають нотаріально посвідчену довіреність. В такому випадку не варто складати її самостійно. Такий документ має містити посилання на норми законодавства. Тож краще звернутися до юриста, щоб уникнути помилок у формулюваннях.

Не знайшли шаблон, який підходить саме вам?

Підготуємо довіреність під конкретну ситуацію — з правильними формулюваннями й нотаріальним посвідченням онлайн.

Замовити документ

Вартість й строки оформлення довіреності

Ціна довіреності на отримання документів залежить насамперед від того, в якій формі її оформлюють — простої письмової чи нотаріальної, а також від місця, де саме вона посвідчується (в Україні чи за кордоном).

Вартість оформлення довіреності в Україні

• Проста письмова довіреність. Витрати мінімальні — лише на друк або папір.
• Нотаріальна довіреність (разова чи спеціальна) — від 400 до 800 грн. Генеральна — від 1 200 грн і вище (залежно від обсягу повноважень).
• Додаткові витрати:
  • термінове оформлення чи додаткові витяги з реєстру;
  • підготовка тексту юристом або адвокатом (якщо складна довіреність).

Вартість оформлення довіреності за кордоном

Ціна за кордоном відрізнятиметься залежно від місця оформлення:

• У консульствах чи посольствах України — від 24 євро.
• У місцевих нотаріусів за кордоном — залежно від країни, зазвичай від 100 євро і вище.

Якщо документ потрібно використати в Україні, довіреність має бути перекладена та апостильована. Наприклад, в Польщі така послуга коштує від 60 до 120 злотих, в Німеччині — від 20 до 50 євро за документ.

Строки оформлення

Терміни оформлення залежать від форми довіреності та органу, який її засвідчує. У більшості випадків процес займає від кількох хвилин до кількох тижнів:

1. Проста письмова довіреність — до 5 хвилин. 
2. Приватний нотаріус — 15–30 хвилин, якщо всі документи готові. Для об’ємних генеральних довіреностей (особливо від юридичних осіб) процедура може тривати довше.
3. Державний нотаріус — 15–30 хвилин на оформлення + 2–3 тижні очікування прийому через черги.
4. Консульство або дипломатична установа за кордоном — від 1 дня до 2 тижнів, залежно від країни, графіка прийому та навантаження.

Оформлення довіреності на отримання документів — нескладна процедура, але ціна й терміни залежать від форми, обсягу повноважень і країни. Щоб уникнути непередбачених витрат, перед візитом до нотаріуса варто уточнити розцінки та строки саме у вашому регіоні.

Юридичні нюанси та ризики

Перед підписом варто знати кілька речей, що впливають на дієвість і безпеку довіреності.

Відкликання довіреності

За законом (ст. 248 Цивільного кодексу України) довіритель може у будь-який момент скасувати довіреність на отримання документів або передоручення — незалежно від строку дії. Від цього права не можна відмовитись, навіть якщо в тексті довіреності зазначено протилежне.

Як це зробити:

1. Подайте нотаріусу письмову заяву про скасування (або зверніться до завідувача державного нотаріального архіву).
2. Нотаріус вносить запис про скасування до Єдиного реєстру довіреностей.
3. Довіритель має сам повідомити повіреного та всі установи, де довіреність могла використовуватись (краще письмово, з підтвердженням відправлення).

Коли дія припиняється автоматично

Є випадки, коли довіреність втрачає чинність без додаткових дій з боку довірителя. Так трапляється, якщо він помер або був офіційно визнаний судом померлим чи недієздатним. Для юридичних осіб підставою автоматичного припинення є їхня ліквідація.

Також довіреність припиняє дію після завершення строку, на який її було видано — навіть якщо повірений ще не встиг виконати доручення.

Відповідальність за зловживання довіреністю

Повірений не має права використовувати довіреність у власних інтересах або виходити за межі зазначених у ній дій. Якщо він перевищує повноваження — відповідальність несе сам представник.

Це може бути:

• цивільна відповідальність — якщо своїми діями завдав шкоди довірителю або іншим особам;
• кримінальна — якщо використав довіреність для шахрайства чи підробки документів.

Приклад: людина отримала за довіреністю витяг із реєстру нерухомості, але додатково намагається оформити копії інших документів або підписати заяву на передачу майна. Установа має право відмовити в дії, повідомити довірителя, а в окремих випадках — звернутися до правоохоронних органів.

Дія довіреності за кордоном

Українська довіреність може бути дійсною за межами країни, але лише після проходження процедури підтвердження її чинності — перекладу, апостилювання або консульської легалізації. Ці вимоги підтверджують справжність підпису та печатки нотаріуса, щоб документ визнавали іноземні органи.

➤ Країни, які мають двосторонні угоди з Україною. Довіреність визнається без легалізації — зазвичай потрібен лише офіційний переклад. Приклади: Польща, Чехія, Литва, Латвія, Естонія, Грузія.

➤ Для країн-учасниць Гаазької конвенції (понад 120 держав). Потрібно поставити апостиль — спеціальний штамп, який підтверджує легітимність документа. Зазвичай також потрібен офіційний переклад на мову країни. Приклади: Німеччина, Італія, Іспанія, Франція, Нідерланди та інші.

➤ Для країн, які не приєдналися до Конвенції. Потрібна консульська легалізація — більш складна процедура, що передбачає перевірку через Мін’юст, МЗС і консульство іноземної держави. Приклади: ОАЕ, Катар, Кувейт, Саудівська Аравія, Китай та інші. 

Самостійно пройти ці етапи складно — помилка у виборі процедури означає втрату часу і коштів, адже довіреність можуть просто не прийняти.

Як Advokat Market допомагає уникнути цих проблем?

Ми побудували сервіс так, щоб ваша довіреність гарантовано діяла за кордоном:

1. Аналізуємо вашу ситуацію та країну використання.
2. Готуємо текст довіреності відповідно до міжнародних вимог.
3. Організовуємо апостиль/легалізацію та переклад у перевірених нотаріусів.
4. Доставляємо готовий документ за кордоном.

Результат: документ одразу приймають іноземні установи.

Хочете, щоб довіреність діяла за кордоном без ризику відмови? Залиште заявку — ми оформимо все дистанційно та передамо готовий документ у руки.