Як отримати дублікат свідоцтва про народження: покроковий гайд

Втрата чи пошкодження свідоцтва про народження може спричинити серйозні незручності. Без цього документа неможливо влаштувати дитину до дитячого садка, підтвердити батьківство чи скористатися іншими соціальними послугами. Саме тому багато українців цікавляться, як отримати дублікат свідоцтва про народження.

Дублікат свідоцтва  — це не копія оригіналу, а повторно виданий документ, що має таку ж юридичну силу, як і перший.  На ньому буде відмітка «Повторно». Навіть якщо ви перебуваєте за кордоном, існують способи відновити цей документ. У цій статті розглянемо, як це зробити в Україні або за її межами за допомогою онлайн та офлайн сервісів.

Чи завжди потрібен дублікат?

У деяких випадках звичайна копія свідоцтва про народження, навіть нотаріально завірена, не може замінити оригінал. Саме тому вам може знадобитися дублікат, якщо:

1. Оригінал втрачено (загублено, знищено або вкрадено — немає значення).
2. Документ пошкоджено настільки, що текст став нечітким або нечитабельним (вицвів, розмитий водою, розірваний).
3. Державні органи України або іноземні установи вимагають саме дублікат. Це часто трапляється під час юридичних процедур, наприклад: підтвердження факту народження дитини для отримання громадянства, оформлення візи чи інших офіційних процедур.

Проте в деяких ситуаціях дублікат не є обов’язковим. Для певних внутрішніх процедур, які не потребують звернення до державних органів, може бути достатньо нотаріально завіреної копії. Наприклад:

• Оформлення дитини у приватний дитячий садок або школу. Державні заклади зазвичай вимагають оригінал або дублікат, а приватні можуть приймати нотаріально завірену копію.
• Отримання спадщини у випадку сімейних угод. Наприклад, якщо йдеться про приватне розподілення майна без офіційного судового процесу.

Щоб уникнути зайвих фінансових витрат і зекономити час перед замовленням дубліката уточніть вимоги установи. Можливо, копія розв’яже ваше питання швидше.

Де можна отримати дублікат свідоцтва про народження?

Місце отримання дубліката свідоцтва про народження залежить від вашого місцеперебування — в України чи за її межами. Розглянемо обидва варіанти.

📍 В Україні

Громадяни, які бажають отримати дублікат свідоцтва про народження та перебувають на території України, можуть обрати один із кількох способів:

Оформлення дубліката через портал «Дія» наразі недоступне, тому рекомендую стежити за оновленнями на платформі або в мобільному застосунку.

📍 За кордоном

Для українців, які перебувають за кордоном, доступні два варіанти отримання дубліката свідоцтва про народження:

1. Звернення до найближчого дипломатичного представництва або консульської установи України 

Ви можете особисто подати заяву до посольства чи консульства України в країні вашого перебування. Консульська установа передасть ваш запит до відповідного відділу ДРАЦС в Україні, після чого ви зможете отримати документ у представництві або замовити його пересилання. Варто заздалегідь уточнити процедуру в конкретному посольстві, оскільки деталі можуть відрізнятися залежно від країни.

2. Оформлення довіреності на третю особу в Україні

Якщо ви перебуваєте за кордоном, то можете оформити довіреність на іншу особу в Україні – у консульстві або в іноземного нотаріуса. У другому випадку документ має бути:

1. Апостильований (якщо цього вимагає законодавство країни, у якій оформлюється довіреність).
2. Перекладений українською мовою (переклад здійснюється в Україні та має бути нотаріально засвідчений).

Якщо вашим представником є адвокат, додатково знадобляться його/її паспорт, договір про надання правової допомоги, ордер та свідоцтво про право на заняття адвокатською діяльністю.

Які документи потрібні для відновлення свідоцтва про народження?

Для отримання дубліката свідоцтва про народження вам знадобиться стандартний перелік документів, який може бути розширений залежно від конкретних обставин.

📃 Обов’язкові документи:

• Заява про видачу дубліката свідоцтва про народження (заповнюється у відділі ДРАЦС).
• Паспорт заявника чи документ, що його замінює.

📃 Додаткові документи:

Зауважу, що послуга одержання дубліката є платною, а реквізити для оплати надаються у відповідному відділі ДРАЦС.

Хоча перелік документів може здаватися доволі великим, насправді процедура не є складною. Зібрати всі необхідні папери цілком реально, особливо якщо заздалегідь уточнити вимоги у відділі ДРАЦС або консульській установі, до якої плануєте звертатися.

Класична процедура отримання дубліката

Отримання дубліката свідоцтва про народження — це не така складна процедура, як може здатися. Головне — дотримуватися чіткого алгоритму дій, щоб уникнути зайвих затримок.

1. Збір документів 

Переконайтеся, що у вас є всі необхідні документи відповідно до переліку, наведеного в попередньому пункті. Це допоможе уникнути непередбачених труднощів під час подачі заяви. Якщо можливо, заздалегідь підготуйте копії, щоб не витрачати час на їхнє виготовлення в останній момент.

2. Вибір способу подачі заяви

Дублікат можна оформити кількома способами — ДРАЦС, ЦНАП та консульство України за кордоном (актуально для тих, хто перебуває за межами країни). Виберіть той, що найбільше відповідає вашим обставинам.

3. Оплата мита 

Після подачі документів потрібно сплатити обов’язкове державне мито — 51 копійку.

Доступні способи оплати:

• Онлайн — за допомогою банківської картки під час подання заяви через електронні сервіси.
• Офлайн — у відділенні ДРАЦС, ЦНАПі (якщо є платіжний термінал), у банку за наданими реквізитами або через термінал самообслуговування.

Обов’язково збережіть квитанцію про оплату.

4. Термін очікування документа

Час очікування залежить від обраного способу подачі заявки:

⏳ Якщо ви звертаєтеся до відділу ДРАЦС, де було зареєстровано народження, дублікат зазвичай можна отримати в день звернення.

⏳ Якщо звернення подається не за місцем складення актового запису, відділ ДРАЦС, до якого ви звернулися, надішле запит до відповідного відділу, де зберігається запис. Після отримання підтвердження вам видадуть дублікат. Теоретично, підтвердження має надійти в день запиту, але на практиці цей процес може затягнутися через об'єктивні причини, зокрема технічні проблеми, повітряну тривогу чи відключення світла.

Також на терміни виготовлення дубліката впливає:

1. Спосіб подання заяви. Якщо звернення реалізується через консульство, термін буде довшим, оскільки документ передаватиметься дипломатичними каналами.
2. Спосіб доставки. Замовлення свідоцтва поштою чи через ЦНАП займе додатковий час.

5. Отримання дубліката

Ви зможете отримати готовий документ зручним для вас способом:

• Особисто у відділенні ДРАЦС, ЦНАП. Для цього візьміть паспорт та заберіть готовий документ.
• Поштовою доставкою Укрпошти. Це особливо зручно для тих, хто подавав заявку через консульство.

Сучасна альтернатива: як отримати дублікат свідоцтва про народження онлайн

Описану вище процедуру можна пройти самостійно, але останнім часом дедалі більше українців обирають інший формат — подання заявки через юридичний онлайн-сервіс.

Такий варіант підходить тим, хто:

• перебуває за кордоном;
• не має змоги особисто звернутися до установи;
• стикнувся з нестандартною ситуацією, що потребує індивідуального підходу;
• хоче делегувати всі етапи збору документів та подачі заявки фахівцям.

Наприклад, на нашій платформі Advokat Market усе виглядає так:

1. Ви залишаєте коротку заявку на сайті — вказуєте контактні дані та за бажанням, описуєте свою ситуацію (наприклад, якщо перебуваєте за кордоном або потребуєте консультації).
2. Менеджер зв’яжеться з вами у зручний спосіб (телефоном, через месенджер, у приватних повідомленнях соцмереж чи електронною поштою) для уточнення деталей.
3. Після погодження — проводиться оплата зручним для вас способом.
4. Готовий дублікат надсилається поштою (Нова пошта, Укрпошта, Meest) або кур’єром.

Онлайн-оформлення не замінює державну процедуру, але допомагає пройти її з мінімальними зусиллями.

📝 Подати заявку

Скільки коштує дублікат свідоцтва про народження?

Для отримання дубліката свідоцтва про народження в Україні необхідно сплатити державне мито у розмірі 0,51 грн (це 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян), а також адміністративний збір. Його розмір залежить від того, куди саме ви звертаєтесь — у відділ ДРАЦС чи до ЦНАПу.

📌 Ціна дубліката свідоцтва про народження складається не лише з держмита й адмінзбору. Часто виникають додаткові витрати — наприклад, на доставку документа, нотаріальне доручення чи оплату послуг за кордоном.

Залежно від обставин, можуть виникнути такі додаткові витрати:

• Нотаріальне посвідчення довіреності — якщо дублікат отримує інша особа.
• Послуги доставки — за тарифами Укрпошти або іншого оператора.
• Консульські збори — якщо документ оформлюється через консульство за кордоном.
• Легалізація документа — наприклад, апостилізація.

Остаточна вартість може трохи відрізнятись залежно від регіону, способу подачі чи країни перебування. Найкраще уточнити суму безпосередньо в установі, де плануєте подавати заявку.

Нижче — таблиця з основними варіантами отримання дубліката. Вона допоможе швидко зорієнтуватися у витратах, термінах та нюансах подачі документів.

Поради, як уникнути повторної втрати свідоцтва

Втрата свідоцтва про народження — це завжди зайві клопоти. Щоб не довелося знову проходити процедуру відновлення, дотримуйтеся простого чекліста порад:

• Зберігайте оригінал у надійному місці. Виділіть окрему теку для свідоцтва та інших важливих документів. Найкраще використовувати пластиковий або ламінований файл, що захищатиме їх від вологи та механічних пошкоджень.
• Зробіть цифрову копію. Відскануйте свідоцтво або сфотографуйте його у високій якості, а потім збережіть у зашифрованому хмарному сервісі. Так ви матимете доступ до документа з будь-якої точки світу, навіть якщо втратите фізичні копії.
• Зробіть кілька копій. Зберігайте їх у різних місцях, наприклад, вдома та у батьків.
• Не носіть оригінал без потреби. Використовуйте копії свідоцтва, коли це можливо. Оригінал беріть із собою лише у випадках, коли цього вимагають офіційні установи.
• Використовуйте спеціалізовані застосунки. Деякі програми мають функцію нагадувань, яка допоможе вам періодично перевіряти наявність і стан документа.

Сподіваюся, ці поради допоможуть вам зберегти документи в безпеці. А якщо раптом трапляться непередбачені обставини, ви вже знаєте, як швидко отримати дублікат свідоцтва про народження без зайвого стресу!