Як правильно підписувати документи: основні правила та вимоги

Один підпис — і документ чинний. Але що, якщо він оформлений неправильно? Саме підпис підтверджує згоду, відповідальність і може бути вирішальним аргументом у суперечці.

Буває так: ФОП підписав договір без зазначення статусу. У результаті — клієнт оскаржив документ, довелося переробляти. В іншому випадку працівник замість дати поставив рисочку — і договір «завис» на перевірці.

Щоб уникнути таких помилок, розберімо, як правильно підписувати документи:

• які обов’язкові вимоги до підпису встановлені ДСТУ,
• як виглядає підпис у різних типах документів — на практиці,
• що потрібно знати про електронний підпис,
• де найчастіше припускаються помилок — і як цього уникнути.

Ця інструкція буде корисною кожному, хто працює з документами: офісним працівникам, ФОПам, бухгалтерам, керівникам, а також тим, хто подає заяви до держорганів.

Чому правильний підпис — це важливо?

Підпис підтверджує автентичність документа та вказує на згоду підписанта з його змістом. У багатьох організаційно-розпорядчих документах він є обов’язковим реквізитом:

• Договори та угоди — підтверджують згоду сторін і надають юридичну силу документу.
• Накази, розпорядження, службові записки — підпис директора або іншої уповноваженої особи засвідчує офіційне рішення організації, без якого наказ чи розпорядження не можуть бути виконані.
• Заяви фізичних осіб — засвідчують особисте волевиявлення заявника, наприклад, при поданні заяви на відпустку, звільнення, вступ до навчального закладу тощо.
• Акти виконаних робіт, приймання-передачі  — підтверджують, що послуги були надані та прийняті або майно передано та прийнято в повному обсязі та без жодних зауважень, тобто кожна зі сторін належно виконала свої зобов’язання.
• Протоколи зборів, комісій, нарад — підписи учасників засвідчують їхню присутність і фіксують рішення, ухвалені під час зустрічі.
• Довіреності, гарантійні листи, доручення — засвідчують передачу повноважень.
• Копії офіційних документів — набувають юридичної сили лише після завірення підписом відповідальної особи та печаткою (за потреби).

Тому оформлення підпису в документі — це не формальність, а юридичний доказ. Неправильно оформлений підпис може звести нанівець увесь документ.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Порядок завірення копій документів: все, що слід знати про процедуру

Вимоги до підпису за ДСТУ 4163:2020

Порядок оформлення документів регулюється офіційним стандартом ДСТУ 4163:2020, що набув чинності 1 вересня 2021 року. Цей стандарт поширюється на всі підприємства, установи, організації та ФОП і встановлює єдині вимоги до оформлення документів, зокрема й до підпису.

Елементи, які має містити підпис

Підпис на документі повинен включати:

1. Назва посади особи, яка підписує документ (якщо текст надруковано на фірмовому бланку підприємства, посада підписанта вказується у скороченій формі, якщо не на бланку — у повній, із зазначенням назви компанії).
2. Особистий підпис (власноручний автограф — окрім випадків електронних документів).
3. Власне ім’я та прізвище підписанта (прізвище друкується великими літерами).

Примітка. Раніше (за ДСТУ 4163–2003) у реквізиті «Підпис» зазначали ініціали та прізвище (наприклад, І. Петренко). Тепер ім’я пишеться повністю (наприклад, Іван), а прізвище — великими літерами (наприклад, ПЕТРЕНКО).

Підпис розміщується праворуч під основним текстом або під позначкою про наявність додатків (за наявності такої позначки). Таке оформлення забезпечує логічну послідовність реквізитів і зрозумілу структуру документа. Зверніть увагу: це загальне правило для організаційно-розпорядчих документів. У заявах, договорах, копіях документів або листах розміщення підпису може відрізнятись — і бути по центру, зліва або згідно зі структурою шаблону.

Якщо підписують кілька осіб

Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї установи, їхні підписи розміщують вертикально — один під одним, згідно з посадовою підпорядкованістю. Першим ставить підпис посадова особа вищого рівня, далі — підлегла. У разі, коли кілька осіб займають однакові посади, їхні підписи можна ставити горизонтально на одному рівні.

Якщо підписує не керівник

На час відсутності керівника право підписувати документи переходить до його заступника або іншої уповноваженої особи. Писати «За директора» у цьому випадку не можна, тому що таке формулювання не має юридичної сили та не відбиває посадової відповідальності. Обов’язково зазначається фактична посада особи, яка безпосередньо підписує документ, а також її ім'я та прізвище.

Як правильно писати «В.о. директора»? Слова «Виконувач обов'язків» або «В. о.» до найменування посади керівника підприємства додаються лише за наявності відповідного наказу (розпорядження).

Підпис у ФОП та юридичних осіб

Підписання документів для ФОПів та юридичних осіб дещо відрізняється:

• Фізична особа-підприємець підписує від свого імені, вказуючи, що є ФОПом (наприклад, ФОП Іваненко С.С.).
• У юридичних осіб візу ставить уповноважений представник — зазвичай директор або інша посадова особа (за довіреністю).

Використання печатки

Починаючи з 20 липня 2017 року, використання печатки в Україні для юридичних осіб не є обов’язковим. Тож підприємці мають право самостійно вирішувати, чи використовувати печатку у своїй діяльності.

Електронний підпис

Окрім традиційного підписання, допускається використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис — за умови, що створений:

• відповідно до вимог українського законодавства,
• із використанням сертифікованих засобів захисту.

Для електронних документів, де передбачено реквізит «підпис», він замінюється на КЕП або електронну печатку. Це дозволяє зберігати всі дані підписанта у цифровій формі — без необхідності паперового оформлення.

Як правильно підписувати документи: приклади

Оформлення підпису насамперед залежить від типу документа. Нижче — короткі інструкції з прикладами, як виглядає правильне підписання.

📝 Заява на відпустку (від працівника)

Напис складається з особистого підпису працівника, його розшифрування (власного імені та прізвища) і розміщується з правого боку під текстом.

Приклад оформлення:

Прошу надати мені щорічну основну відпустку з 15 квітня 2025 року тривалістю 14 календарних днів.

___________ Іван ПЕТРЕНКО

📝 Копія паспорта для банку 

Напис складається зі слів «Згідно з оригіналом», особистого підпису власника документа, його прізвища та ініціалів, дати засвідчення копії та розміщується на копії кожної сторінки. Напис розміщується внизу сторінки зліва або праворуч, залежно від шаблону.

Приклад оформлення:

Згідно з оригіналом 
___________ П.І. КОВАЛЕНКО 
01.04.2025

📝 Договір між ФОПами 

Кожна сторона підписує від свого імені, із зазначенням статусу (ФОП) та ПІБ. Підпис розміщується після тексту договору, згідно з макетом — зазвичай у кінці зліва або праворуч.

Приклад оформлення:

ФОП ІВАНЕНКО С.С. ____________

📝 Внутрішній наказ (наприклад, про відрядження) 

Такі документи підписуються керівником або іншою уповноваженою особою. Формат підпису включає посаду, підпис, власне ім’я та прізвище. Розміщується праворуч під основним текстом.

Приклад оформлення:

…направити Петра Івановича у службове відрядження до м. Львів з 3 по 5 травня 2025 року.

Директор ___________ Олена ПЕТРЕНКО

📝 Довіреність 

При підписанні обов’язково зазначаються посада, підпис та його розшифрування, поточна дата. Підпис — внизу праворуч, під завершальним формулюванням.

Приклад оформлення:

…представляти інтереси компанії у виконавчій службі.

Головний бухгалтер ___________ Ігор ПАВЛЕНКО 
01.04.2025

📝 Службова записка 

Напис ставиться з правого боку після тексту у форматі: найменування посади — особистий підпис — власне ім’я та прізвище. Також у службовій записці обов’язково потрібно проставити дату підписання.

Приклад оформлення:

Прошу погодити закупівлю принтерного паперу для відділу маркетингу.

Керівник відділу ___________ Марина СТЕПАНЕНКО 
02.04.2025

📝 Лист-заява до держоргану 

Заява чи запит до держоргану від фізичної особи підписується особистим підписом із зазначенням власного імені та прізвища, якщо ж заява подається від імені підприємства, має бути зазначена повна посада підписанта. Підпис ставиться зазвичай праворуч.

Приклади оформлення:

Фізособа:

Прошу надати мені витяг з Держреєстру речових прав на нерухоме майно.

___________ Андрій ВАСИЛЕНКО

Юрособа:

Просимо надати роз’яснення щодо оподаткування операцій із ПДВ.

Директор ТОВ «Сигма» ___________ Наталія ГОЛОВКО

Спеціальні ситуації: коли підписує інша особа або документ електронний 

У діловодстві трапляються ситуації, коли документ не може бути підписаний у звичний спосіб. Розглянемо кілька нетипових випадків підписання документації:

• Тимчасова відсутність керівника підприємства. У разі відсутності керівника документи можуть підписувати заступник керівника (якщо це передбачено посадовою інструкцією чи наказом) або уповноважена особа (за наявності довіреності або відповідного наказу про делегування повноважень).
• Неможливість фізично підписати документ. Якщо через фізичну ваду чи хворобу людина не може поставити візу власноручно, це за її дорученням може зробити інша особа. При цьому обов’язково має бути присутній нотаріус.
• Перебування за кордоном. Особа, яка перебуває за кордоном, має повне право підписувати документи онлайн (за допомогою цифрового підпису) або власноручно завіряти у консульстві.

Зупинимося детальніше на підписанні документів онлайн. Використання онлайн-інструментів дає будь-якій людині можливість отримувати необхідні послуги через інтернет без відвідування держорганів. Єдиною умовою для цього є наявність кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Електронний підпис — це цифрові дані, призначені для ідентифікації особи. Для візування за допомогою КЕП потрібно підготувати документ, відкрити сервіс для підпису, завантажити файл із КЕП, ввести пароль до ключа та натиснути «Підписати». Перевірити накладання КЕП на документ можна за допомогою спеціального програмного забезпечення (M.E.Doc та СОТА) або на сайті Міністерства юстиції України.

Якщо маєте нетипову ситуацію — краще проконсультуватись із юристом. На Advokat Market допоможуть розібратись, хто має право підпису й що потрібно для легітимності документа.

Найпоширеніші помилки з підписами 

Розглянемо помилки, які можуть зробити документ недійсним:

1. Відсутня дата підписання. Підпис без дати створює невизначеність щодо моменту, коли документ набуває чинності. Дату можна не вказувати лише тоді, коли вона прописана у самому документі.
2. Підпис за іншу особу без довіреності. Документ, підписаний співробітником компанії від імені директора, але без довіреності чи офіційного наказу, не має юридичної сили.
3. Не вказано посаду підписанта. Неповний підпис у службових документах (накази, листи, акти тощо) може призвести до визнання їх недійсними.
4. Підпис не відповідає довіреності. Іноді людина підписує документ від імені компанії або іншої особи, хоча у довіреності такі повноваження не передбачено. Звісно, такі документи не є дійсними.
5. Помилка в імені або прізвищі підписанта. Помилки в імені чи прізвищі ставлять під сумнів справжність документа. Пам’ятайте, що неправильне оформлення підпису в документі може стати підставою для виникнення суперечок.
6. Використання факсиміле   без згоди. Факсиміле можна використовувати лише за письмовою згодою сторін, що містить зразки їхніх власноручних підписів. Без наявності такої згоди документ вважається недійсним.

Перед підписом: 7 речей, які варто перевірити

Перед тим, як поставити свій підпис під документом, обов’язково перевірте такі важливі моменти:

• Чи чітко визначено призначення документа (заява, наказ, договір тощо)?
• Чи дані сторін зазначено без помилок?
• Чи вказано посади, імена та прізвища підписантів?
• Чи зазначено дату підписання документа?
• Чи присутні всі необхідні додатки (якщо вони передбачені)?
• Чи є підстава (довіреність, наказ тощо), якщо документ підписує довірена особа?
• Чи є позначка «Згідно з оригіналом» і підпис відповідальної особи на копіях супутніх документів (якщо такі є)?

Не впевнені, чи все правильно? Юристи на Advokat Market переглянуть ваш документ і підкажуть, що треба змінити — щоб уникнути проблем у майбутньому. Отримати перевірку документа