Як закрити ФОП у 2025 році та не потрапити на борги та штрафи

Подати заяву на припинення ФОП через «Дію» справді можна за кілька хвилин — але це лише формальний старт. Далі «вмикаються» процеси, яких ви не бачите: дані розходяться між податковою, Пенсійним фондом і Держстатом, перевіряються звіти, нарахування та можливі борги. Саме на цьому етапі найчастіше з’являються проблеми: прострочені внески, некоректні форми, незакриті рахунки в банку чи відсутні первинні документи.

У цій статті покажемо, як пройти закриття уважно й «чисто»: коли закривати ФОП, а коли достатньо зробити паузу, у якому порядку діяти після зміни статусу в ЄДР, які строки подання ліквідаційних звітів і платежів важливі саме у 2025 році, на що звертає увагу податкова під час перевірки, а також що робити у специфічних випадках (наймані працівники, ліцензії, РРО/ПРРО).

Мета проста: зекономити ваш час і гроші, мінімізувати ризики штрафів і пені та забезпечити можливість безпроблемно відкрити ФОП знову, коли це знадобиться.

Чи обов'язково закривати ФОП: які є альтернативи

Закривати ФОП не завжди потрібно. Якщо ви хочете зробити паузу чи тимчасово перейти в інший формат роботи, є варіанти, які дозволяють залишатися підприємцем без зайвих витрат і ризиків. 

➤ Перехід на загальну систему оподаткування

ФОП на загальній системі не платить податки, якщо немає доходу. У такому випадку достатньо раз на рік подавати «нульову декларацію» (звіт без доходів).

Плюси:

• ФОП формально діє, тому перевірки майже не загрожують.
• Не потрібно сплачувати ПДФО (податок на доходи фізосіб), ЄСВ (єдиний соцвнесок) та військовий збір, якщо доходу немає.

Мінуси:

• За відсутності ЄСВ не нараховується страховий стаж.
• Систему можна змінити лише один раз на рік.
• Доведеться платити інші обов’язкові податки (акциз, транспортний, земельний тощо).

Підійде, якщо ви:

• не розраховуєте на страховий стаж у цей період;
• хочете взяти паузу/змінити стратегію чи вид діяльності;
• виїхали за кордон і не впевнені, чи повернетесь до підприємництва.

➤ ФОП 3 групи + офіційне працевлаштування

Якщо ви працюєте за трудовим договором, закривати ФОП також не обов’язково. Достатньо перейти на 3 групу: у разі відсутності доходів не потрібно платити єдиний податок і військовий збір. ЄСВ за вас сплачує роботодавець (у розмірі не менше мінімального).

Важливо знати:

• можна паралельно працювати за трудовим договором і вести ФОП;
• повернутися до діяльності як ФОП можна у будь-який момент;
• роботодавця не потрібно повідомляти про наявність ФОП.

Підійде тим, хто:

• хоче зберегти страховий стаж без додаткових витрат;
• планує поєднувати роботу й підприємництво у майбутньому;
• влаштовується на роботу тимчасово, але не готовий закривати ФОП.

Не хочете ризикувати штрафами після закриття ФОП? Наш адвокат перевірить документи та проведе процедуру без помилок. → Отримати консультацію

Як закрити ФОП у 2025 році

Порядок закриття ФОП складається з двох етапів: технічного (подача заяви) та юридичного (перевірка податковою). Подати заяву можна двома способами — онлайн через «Дію» або офлайн через державного реєстратора.

Через «Дію»

Онлайн-закриття ФОП — найпростіший спосіб.

Для цього:

1. Увійдіть до кабінету на порталі «Дія» (у застосунку ця послуга недоступна, зручніше працювати з комп’ютера).
2. Перейдіть у розділ «Громадянам» → «Підприємництво» → «Автоматичне закриття ФОП».
3. Натисніть «Подати заяву» — система підтягне ваші дані з ЄДР, перевірте їх.
4. Підпишіть заяву електронним підпис (КЕП, Дія.Підпис тощо).
5. Перевірте статус у кабінеті: «Послуги» → «Замовлені послуги». Оновлення може зайняти від кількох годин до кількох робочих днів.

📹 За потреби можна переглянути офіційну відеоінструкцію, як закрити ФОП через «Дію»:

Через державного реєстратора

Цей варіант зручний,  якщо вам важливий особистий контакт або потрібно діяти через довірену особу. 

Що потрібно зробити для закриття ФОП:

1. Підготуйте документи:
   • заява про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності ФОП  (форма затверджена наказом Мін’юсту № 3268/5; ✒️ приклад заповнення);
   • паспорт (або ID-картка);
   • ідентифікаційний код;
   • нотаріально посвідчена довіреність та паспорт довіреної особи (якщо документи подає представник).
2. Оберіть спосіб подачі — особисто, через представника, поштою (у такому разі підпис у заяві потрібно завірити нотаріально).
3. Подайте заяву у зручному місці — у ЦНАП, в територіальному відділі податкової чи у нотаріуса з доступом до ЄДР.

Після внесення запису до ЄДР статус підприємця змінюється на «припинено». Ви отримаєте виписку з реєстру, яка офіційно підтверджує закриття ФОП.

Дані автоматично передаються до податкової, Пенсійного фонду та Держстату. Важливий нюанс: з обліку Пенсійного фонду знімуть лише за умови відсутності боргів із ЄСВ. Саме ці деталі ми розберемо далі у статті.

Потрібна нотаріальна довіреність чи заява? У нас є нотаріуси, які підготують документи швидко й правильно. → Замовити нотаріальну послугу

Що зробити після закриття ФОП

Державна реєстрація припинення діяльності ФОП — це тільки початок. Після цього підприємець усе ще перебуває на обліку в податковій і має виконати кілька важливих дій: подати ліквідаційний звіт, провести остаточні розрахунки, впорядкувати документи, закрити рахунки та відстежувати повідомлення від Державної податкової служби. Нижче — кожен крок детально.

Крок 1. Подайте ліквідаційний звіт

Ліквідаційний звіт — це остання податкова декларація підприємця за звітний період. Термін її подання залежить від системи оподаткування (групи), на якій ви працювали:

• 1–2 групи — упродовж 40 днів з кінця звітного періоду, в якому закрили ФОП (для тих, хто припинив діяльність у 2025 році — до 9 лютого 2026 року).
• 3 група — упродовж 40 днів з кінця місяця, в якому припинили діяльність.
• 4 група (сільгоспвиробники) — у строки, визначені Податковим кодексом для річної декларації (у 2025 році — до 20 лютого 2026 року).
• Загальна система — протягом 20 днів з останнього дня місяця, коли закрили ФОП.

Подати ліквідаційну декларацію можна онлайн через особистий кабінет платника на сайті ДПС, в податковій за місцем реєстрації або поштою (бажано — цінним поштовим відправленням з описом вкладення).

В електронному кабінеті податкової декларації відображаються не за назвами, а за спеціальними кодами форм. Щоб швидко знайти потрібну ліквідаційну декларацію, використовуйте такі ідентифікатори:

Якщо подаєте декларацію поштою чи особисто, ці ж форми можна завантажити з сайту ДПС, роздрукувати й заповнити вручну.

Разом із декларацією подається Додаток 1 про сплату ЄСВ (окремо його здавати не потрібно).

За неподання або невчасне подання ліквідаційного звіту ФОП передбачені такі самі штрафи, як й за неподання звичайної податкової декларації. А саме — 340 грн за кожне порушення + 1 200 грн за повторне порушення протягом року.

Крок 2. Проведіть остаточні розрахунки з податковою

Після подання ліквідаційного звіту потрібно переконатися, що у вас немає заборгованості зі сплати податків і внесків. Для цього:

1. Перевірте особистий кабінет платника:

• відкрийте розділ «Стан розрахунків з бюджетом»;
• у таблиці зверніть увагу на стовпчик «Податковий борг»;
• зайдіть у картку кожного податку й перегляньте, які суми вже сплачені.

2. Сплатіть обов’язкові платежі за місяць закриття:

• ЄП (єдиний податок);
• ЄСВ (єдиний соціальний внесок);
• ВЗ (військовий збір).

Крок 3. Перевірте наявність первинних документів

Первинні документи — це підтвердження доходів ФОП і підстав для їх отримання. До них належать, зокрема:

• акти виконаних робіт;
• товарні чеки та накладні;
• договори з контрагентами;
• податкові декларації;
• бухгалтерські звіти.

Крім цього, у ФОП 1–3 груп має бути книга обліку доходів. Її можна вести у довільному вигляді, головне — щомісяця відображати надходження.

Що зробити: 

• перевірте, чи всі документи зібрані;
• за потреби роздрукуйте електронні варіанти;
• запросіть у постачальників копії договорів чи актів, якщо бракує оригіналів.

Усі первинні документи потрібно зберігати:

• мінімум 3 роки (термін загальної позовної давності), але рекомендовано 6,5 років і більше (через мораторій на перевірки під час пандемії та воєнного стану);
• звіти по ЄСВ потрібно зберігати постійно.

Крок 4. Закрийте рахунки ФОП у банку

Закрити рахунки потрібно в день подання заяви про припинення ФОП або раніше. Це можна зробити у відділенні банку або через онлайн-банкінг, якщо у вашому банку доступна така функція.

Крок 5. Відстежуйте повідомлення від податкової

Після закриття ФОП ви все одно залишаєтесь платником податків як фізична особа. Податкова може донарахувати зобов’язання чи штрафи вже після зміни статусу в ЄДР.

Регулярно перевіряйте повідомлення у своєму електронному кабінеті та на пошті хоча б упродовж року після закриття. Якщо борги не сплатити добровільно, їх можуть передати до виконавчої служби.

Основні наслідки закриття ФОП

Закриття ФОП не означає «поставити крапку» у відносинах із податковою чи Пенсійним фондом. Ви подаєте заявку, але не бачите, як її обробляють державні органи — і тут часто виникають проблеми.

📝 Приклад із практики

Підприємець закрив ФОП через «Дію» 1 березня й вирішив, що податки за цей місяць уже не потрібно платити. Ліквідаційний звіт подав із помилками. У результаті податкова зафіксувала борг. Повідомлення надійшло лише через два роки, і сума зросла утричі: до основного податку додали штрафи та пеню.

Найпоширеніші наслідки закриття ФОП

• Податкові борги. Якщо декларацію подано з помилками чи запізно — нараховуються штрафи й пеня.
• ЄСВ. Мінімальний внесок (1 760 грн/міс у 2025 році) сплачується за кожен місяць діяльності, навіть якщо пропрацювали один день у 2025 році.
• Борги не анулюються. За ст. 52 ЦКУ ФОП відповідає всім своїм майном навіть після закриття.
• Незакриті банківські рахунки. Банк може нараховувати комісії та плату за обслуговування.
• Історія в реєстрах. Заборгованість збережеться й «спливе» при повторному відкритті ФОП.

Є сумніви у звітах чи боргах? Краще перевірити все зараз із адвокатом, ніж отримати пеню згодом. → Обговорити кейс

Перевірка після закриття ФОП: чого очікувати

Відповідно до пункту 78.1.7 статті 78 ПКУ, податкова має право провести ліквідаційну перевірку (але не зобов’язана). На практиці такі перевірки призначають майже завжди, і їхній формат залежить від наявності ризикових операцій, працівників, розміру доходів та інших факторів.

Основне, що варто знати:

1. Перевірку можуть призначити протягом 3 років (1095 днів) з моменту подання ліквідаційної декларації (а не з дати закриття ФОП).
2. Рішення про перевірку оформлюється наказом і надсилається поштою за податковою адресою ФОП (без наказу перевірки бути не може).
3. Стандартна тривалість перевірки — не більше 5 днів.
4. Проводять переважно у приміщенні податкової, виїзні перевірки трапляються рідко.
5. Податкова не має права приходити за вашою домашньою адресою, навіть якщо вона вказана у реєстраційних даних.

Що можуть перевіряти:

• податкові декларації (за останні роки, а щодо ЄСВ — за весь період діяльності);
• договори з контрагентами, акти виконаних робіт, накладні та інші документи, що підтверджують доходи й витрати;
• сплату ЄСВ, єдиного податку, військового збору;
• дотримання трудового законодавства (штрафи за «тіньових» працівників);
• своєчасність подання декларацій і правильність їх заповнення.

Особливі випадки при закритті ФОП (працівники, ліцензії, РРО)

Більшість ФОПів працюють на спрощеній системі без працівників — для них діють стандартні правила. Але якщо у вас були наймані робітники, ліцензії чи касова техніка (РРО/ПРРО), процес закриття буде складнішим.

Якщо були працівники

Перед закриттям ФОП працівників необхідно звільнити. Це краще зробити до подання заяви про припинення.

Підстави для звільнення:

1. За власним бажанням (ст. 38 КЗпП): працівник подає заяву, розірвання через 2 тижні (є винятки — у разі поважних причин (переїзд, вступ до навчального закладу, стан здоров’я, догляд за дитиною чи хворим родичем, вихід на пенсію тощо) роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у строк, про який той просить).
2. За угодою сторін (п. 1, ст. 36 КЗпП): можна звільнити одразу, головне — письмово зафіксувати домовленість (заявка працівника з вказаною причиною або додатковою угодою до трудового договору).
3. За ініціативою роботодавця (п. 1, ст. 40 КЗпП): потрібно попередити за 2 місяці та виплатити вихідну допомогу (не менше середнього місячного заробітку).

Важливо врахувати:

• У разі звільнення працівникам належать стандартні виплати: зарплата, премія, відшкодування за невикористану відпустку.
• Працівників пільгових категорій (вагітних, одиноких матерів з дитиною до 14 років тощо) можна звільнити лише з обов'язковим працевлаштуванням.

Якщо були ліцензії

ФОП із ліцензіями (алкоголь, тютюн, медична практика тощо) мають їх анулювати до моменту закриття. Це можна зробити особисто, через представника або через Електронний кабінет.

Якщо після припинення ФОП є залишки підакцизних товарів:

• їх можна використати для власних потреб (актуально для харчів, алкоголю, тютюну);
• якщо є можливість — повернути постачальникам за домовленістю.

Продавати залишки підакцизних товарів фізичною особою заборонено.

Якщо використовували РРО/ПРРО

➤ ПРРО   (програмний касовий апарат) анулюється автоматично разом із закриттям ФОП та торгової точки (п. 3 розд. ІІІ Порядку реєстрації ПРРО). 

➤ РРО   (фізичний касовий апарат) потрібно закривати самостійно. Податкова може зробити це автоматично, але на практиці краще ініціювати процедуру самому, щоб уникнути проблем.

Що зробити:

1. Подайте до ЦСО (центр сервісного обслуговування) прохання розпломбувати РРО. ЦСО сам передасть довідку до податкової.
2. Подайте до податкової заяву за формою №4-РРО разом із реєстраційним посвідченням.
3. Подайте до податкової заяву за формою №20-ОПП протягом 10 днів після зняття ФОП з реєстрації. Це можна зробити особисто або через електронний кабінет. Якщо форму не подати, об’єкти автоматично закриють за датою припинення в ЄДР.

Щоб знайти найближчий ЦСО для розпломбування, зверніться до сервісного центру, з яким укладали договір на технічне обслуговування РРО.

Закриваєте ФОП із працівниками чи ліцензіями? Ми допоможемо підготувати документи та пройти всі формальності. → Замовити допомогу

Як закрити ФОП й не помилитись

Подати заяву через «Дію» легко, але головна робота починається після цього. Ліквідаційна декларація, розрахунки з податковою, закриття рахунків і впорядкування документів — саме від цих дій залежить, чи залишаться у вас борги й штрафи.

Для більшості підприємців на спрощеній системі цей процес цілком підйомний самостійно. Проте якщо у вас були наймані працівники, ліцензії чи касова техніка, краще одразу звернутися до бухгалтера або юриста. Це дешевше і безпечніше, ніж потім розбиратися з пенею, комісіями чи перевірками.

Головне правило: закривайте ФОП уважно та без помилок — тоді процедура мине спокійно, а у майбутньому ви без проблем зможете відкрити його знову.