Як закрити ФОП у 2026 році та не потрапити на борги та штрафи

Подати заяву на припинення ФОП через «Дію» справді можна за кілька хвилин — але це лише формальний старт. Далі «вмикаються» процеси, яких ви не бачите: дані розходяться між податковою, Пенсійним фондом і Держстатом, перевіряються звіти, нарахування та можливі борги. Саме на цьому етапі найчастіше з’являються проблеми: прострочені внески, некоректні форми, незакриті рахунки в банку чи відсутні первинні документи.

У цій статті покажемо, як пройти закриття уважно й «чисто»: коли закривати ФОП, а коли достатньо зробити паузу, у якому порядку діяти після зміни статусу в ЄДР, які строки подання ліквідаційних звітів і платежів важливі саме у 2026 році, на що звертає увагу податкова під час перевірки, а також що робити у специфічних випадках (наймані працівники, ліцензії, РРО/ПРРО).

Мета проста: зекономити ваш час і гроші, мінімізувати ризики штрафів і пені та забезпечити можливість безпроблемно відкрити ФОП знову, коли це знадобиться.

Чи обов'язково закривати ФОП: які є альтернативи

Закривати ФОП не завжди потрібно. Якщо ви хочете зробити паузу чи тимчасово перейти в інший формат роботи, є варіанти, які дозволяють залишатися підприємцем без зайвих витрат і ризиків. 

Перехід на загальну систему оподаткування

ФОП на загальній системі не сплачує податки, якщо немає доходу: у такому разі достатньо раз на рік подати «нульову» декларацію без відображення прибутку. 

Плюси та мінуси загальної системи:

Такий варіант підійде, якщо ви не розраховуєте на страховий стаж у цей період, хочете взяти паузу, змінити стратегію чи вид діяльності або виїхали за кордон і не впевнені, чи повернетеся до підприємництва найближчим часом.

ФОП 3 групи + офіційне працевлаштування

Якщо ви працюєте за трудовим договором, закривати ФОП не обов’язково: можна перейти на 3 групу і в разі відсутності доходів не сплачувати єдиний податок та військовий збір. Єдиний соціальний внесок за вас у такій ситуації сплачує роботодавець у розмірі не менше мінімального.

Важливо врахувати, що ви можете одночасно працювати за трудовим договором і залишатися ФОП, у будь-який момент повернутися до підприємницької діяльності, а також не зобов’язані повідомляти роботодавця про наявність ФОП. Такий варіант підходить тим, хто хоче зберегти страховий стаж без додаткових витрат, планує в майбутньому поєднувати роботу й підприємництво або тимчасово працевлаштовується, але не готовий остаточно закривати ФОП.

Не хочете ризикувати штрафами після закриття ФОП? Наш юрист перевірить документи та проведе процедуру без помилок.

Отримати безкоштовну консультацію

Як закрити ФОП у 2026 році

Порядок закриття ФОП складається з двох етапів: технічного (подача заяви) та юридичного (перевірка податковою). Подати заяву можна двома способами — онлайн через «Дію» або офлайн через державного реєстратора.

Через «Дію»

Онлайн-закриття ФОП — найпростіший спосіб.

Для цього:

1. Увійдіть до кабінету на порталі «Дія» (у застосунку ця послуга недоступна, зручніше працювати з комп’ютера).
2. Перейдіть у розділ «Громадянам» → «Підприємництво» → «Автоматичне закриття ФОП».
3. Натисніть «Подати заяву» — система підтягне ваші дані з ЄДР, перевірте їх.
4. Підпишіть заяву електронним підпис (КЕП, Дія.Підпис тощо).
5. Перевірте статус у кабінеті: «Послуги» → «Замовлені послуги». Оновлення може зайняти від кількох годин до кількох робочих днів.

За потреби можна переглянути офіційну відеоінструкцію, як закрити ФОП через «Дію»:

Через державного реєстратора

Цей варіант зручний,  якщо вам важливий особистий контакт або потрібно діяти через довірену особу. 

Що потрібно зробити для закриття ФОП:

1. Підготуйте заяву про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності ФОП  (форма затверджена наказом Мін’юсту № 3268/5 + приклад заповнення), паспорт (або ID-картка), ідентифікаційний код та нотаріально посвідчену довіреність та паспорт довіреної особи (якщо документи подає представник).
2. Оберіть спосіб подачі — особисто, через представника, поштою (у такому разі підпис у заяві потрібно завірити нотаріально).
3. Подайте заяву у зручному місці — у ЦНАП, в територіальному відділі податкової чи у нотаріуса з доступом до ЄДР.

Після внесення запису до ЄДР статус підприємця змінюється на «припинено». Ви отримаєте виписку з реєстру, яка офіційно підтверджує закриття ФОП. Дані автоматично передаються до податкової, Пенсійного фонду та Держстату. Важливий нюанс: з обліку Пенсійного фонду знімуть лише за умови відсутності боргів із ЄСВ. Саме ці деталі ми розберемо далі у статті.

Потрібна нотаріальна довіреність чи заява? У нас є нотаріуси, які підготують документи швидко й правильно.

Замовити нотаріальну послугу

Що зробити після закриття ФОП

Державна реєстрація припинення діяльності ФОП — це тільки початок. Після цього підприємець усе ще перебуває на обліку в податковій і має виконати кілька важливих дій: подати ліквідаційний звіт, провести остаточні розрахунки, впорядкувати документи, закрити рахунки та відстежувати повідомлення від Державної податкової служби. Нижче — кожен крок детально.

Крок 1. Подайте ліквідаційний звіт

Ліквідаційний звіт — це остання податкова декларація підприємця за період до дати припинення діяльності. Строки її подання залежать від системи оподаткування, на якій ви працювали на момент закриття ФОП.

• ФОП 1–2 групи єдиного податку: протягом 60 календарних днів після закінчення року, в якому ви припинили діяльність. Наприклад, якщо ФОП закрили у будь-якому місяці 2025 року, подати ліквідаційну декларацію можна до 1 березня 2026 року.
• ФОП 3 групи єдиного податку: протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу, в якому проведено державну реєстрацію припинення ФОП. Наприклад, якщо діяльність припинено у IV кварталі 2025 року, граничний строк подання ліквідаційної декларації — 9 лютого 2026 року.
• ФОП 4 групи (сільгоспвиробники): ліквідаційна декларація подається у строки, визначені для річної декларації за відповідний рік (орієнтовно до 20 лютого року, що настає за звітним, якщо не встановлено інший спеціальний строк).
• ФОП на загальній системі оподаткування: протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем місяця, в якому відбулася державна реєстрація припинення підприємницької діяльності.

Подати ліквідаційну декларацію можна онлайн через особистий кабінет платника на сайті ДПС, в податковій за місцем реєстрації або поштою (бажано — цінним поштовим відправленням з описом вкладення).

В електронному кабінеті податкової декларації відображаються не за назвами, а за спеціальними кодами форм. Щоб швидко знайти потрібну ліквідаційну декларацію, використовуйте такі ідентифікатори:

Якщо подаєте декларацію поштою чи особисто, ці ж форми можна завантажити з сайту ДПС, роздрукувати й заповнити вручну. Разом із декларацією подається Додаток 1 про сплату ЄСВ (окремо його здавати не потрібно).

За неподання або несвоєчасне подання ліквідаційної декларації для ФОП застосовуються ті самі штрафи, що й за звичайну податкову звітність. Зазвичай це фіксований штраф за кожне порушення та підвищений штраф у разі повторного порушення протягом року. Конкретні суми залежать від чинної редакції Податкового кодексу (ст. 120 ПКУ), тому перед поданням звіту варто перевірити актуальні розміри фінансової відповідальності на сайті податкової або проконсультуватися з бухгалтером/юристом.

Крок 2. Проведіть остаточні розрахунки з податковою

Після подання ліквідаційного звіту важливо переконатися, що за вами не залишилося заборгованості зі сплати податків і внесків. Спершу зайдіть до електронного кабінету платника та відкрийте розділ «Стан розрахунків з бюджетом», зверніть увагу на стовпчик «Податковий борг» і по черзі перегляньте картку кожного податку, щоб побачити, які суми вже зараховані.

Далі сплатіть усі обов’язкові платежі за місяць закриття: єдиний податок, єдиний соціальний внесок та, за потреби, військовий збір, щоб завершити розрахунки з бюджетом без «хвостів».

Крок 3. Перевірте наявність первинних документів

Первинні документи підтверджують, що ваші доходи як ФОП реальні та мають законні підстави. До них належать, зокрема, акти виконаних робіт, товарні чеки та накладні, договори з контрагентами, податкові декларації та бухгалтерські звіти. Крім того, у ФОП 1–3 груп має бути книга обліку доходів: її можна вести у довільній формі, але важливо, щоб усі надходження були відображені щомісяця.

Що варто зробити на цьому етапі: перевірити, чи зібрані всі документи, за потреби роздрукувати електронні варіанти, а також звернутися до постачальників або контрагентів по копії договорів та актів, якщо оригінали відсутні.

Усі первинні документи потрібно зберігати мінімум 3 роки (термін загальної позовної давності), але рекомендовано 6,5 років і більше (через мораторій на перевірки під час пандемії та воєнного стану), а от звіти по ЄСВ — постійно.

Крок 4. Закрийте рахунки ФОП у банку

Закрити рахунки потрібно в день подання заяви про припинення ФОП або раніше. Це можна зробити у відділенні банку або через онлайн-банкінг, якщо у вашому банку доступна така функція.

Крок 5. Відстежуйте повідомлення від податкової

Після закриття ФОП ви все одно залишаєтесь платником податків як фізична особа. Податкова може донарахувати зобов’язання чи штрафи вже після зміни статусу в ЄДР.

Регулярно перевіряйте повідомлення у своєму електронному кабінеті та на пошті хоча б упродовж року після закриття. Якщо борги не сплатити добровільно, їх можуть передати до виконавчої служби.

Основні наслідки закриття ФОП

Закриття ФОП не означає «поставити крапку» у відносинах із податковою чи Пенсійним фондом. Ви подаєте заявку, але не бачите, як її обробляють державні органи — і тут часто виникають проблеми.

1. Податкові борги. Якщо декларації подані з помилками або із запізненням, податкова нараховує штрафи та пеню.
2. Єдиний соціальний внесок. Мінімальний внесок становить 22% від мінімальної заробітної плати за відповідний місяць і сплачується за кожен місяць, у якому підприємець був зареєстрований, навіть якщо фактично працював лише один день. У 2025 році мінімальний ЄСВ становив 1 760 грн на місяць, а у 2026 році — 1 902,34 грн на місяць. Якщо ФОП закрили у 2025 році, внесок нараховується за всі місяці 2025 року до місяця припинення включно за ставкою 1 760 грн. Якщо ж закриття відбувається у 2026 році, за місяці 2025 року застосовується ставка 1 760 грн, а за кожен місяць 2026 року до дати закриття — 1 902,34 грн (за умови, що не діють пільги або звільнення від сплати).
3. Борги не анулюються. За ст. 52 ЦКУ підприємець відповідає за зобов’язаннями всім своїм майном навіть після закриття ФОП.
4. Незакриті банківські рахунки. Якщо не закрити підприємницькі рахунки, банк може й надалі нараховувати комісії та плату за обслуговування.
5. Історія в реєстрах. Інформація про заборгованість зберігається й може «спливти» під час повторної реєстрації ФОП або при взаємодії з контролюючими органами.

Перевірка після закриття ФОП: чого очікувати

Податкова може, але не зобов’язана проводити ліквідаційну перевірку після припинення діяльності ФОП. На практиці такі перевірки призначають досить часто, а їх формат залежить від наявності ризикових операцій, найманих працівників, розміру доходів та інших факторів.

Найважливіше, що варто пам’ятати: перевірку можуть призначити протягом 3 років (1 095 днів) з дати подання ліквідаційної декларації, а не з моменту державної реєстрації закриття ФОП. Рішення про проведення оформлюють окремим наказом і надсилають за вашою податковою адресою; без такого наказу перевірка є незаконною. Зазвичай вона триває не більше 5 робочих днів і проводиться у приміщенні податкового органу, виїзні перевірки наразі трапляються рідко, а за домашньою адресою підприємця контролери приходити не мають права.

Під час ліквідаційної перевірки податківці аналізують податкові декларації (за останні роки, а щодо ЄСВ — за весь період діяльності), договори з контрагентами, акти виконаних робіт, накладні та інші первинні документи, що підтверджують доходи і витрати. Окремо перевіряють сплату ЄСВ, єдиного податку, військового збору, дотримання трудового законодавства щодо найманих працівників, своєчасність подання звітності та коректність її заповнення.

Особливі випадки при закритті ФОП (працівники, ліцензії, РРО)

Більшість ФОПів працюють на спрощеній системі без працівників — для них діють стандартні правила. Але якщо у вас були наймані робітники, ліцензії чи касова техніка (РРО/ПРРО), процес закриття буде складнішим.

Були працівники

Перед закриттям ФОП працівників необхідно звільнити. Це краще зробити до подання заяви про припинення.

Підстави для звільнення:

1. За власним бажанням (ст. 38 КЗпП): працівник подає заяву, розірвання через 2 тижні (є винятки — у разі поважних причин (переїзд, вступ до навчального закладу, стан здоров’я, догляд за дитиною чи хворим родичем, вихід на пенсію тощо) роботодавець зобов’язаний звільнити працівника у строк, про який той просить).
2. За угодою сторін (п. 1, ст. 36 КЗпП): можна звільнити одразу, головне — письмово зафіксувати домовленість (заявка працівника з вказаною причиною або додатковою угодою до трудового договору).
3. За ініціативою роботодавця (п. 1, ст. 40 КЗпП): потрібно попередити за 2 місяці та виплатити вихідну допомогу (не менше середнього місячного заробітку).

Важливо врахувати, що у разі звільнення працівникам мають бути виплачені всі належні суми: заробітна плата, премії (якщо передбачені) та компенсація за невикористану відпустку. Окремо слід пам’ятати, що працівників пільгових категорій (зокрема вагітних жінок, одиноких матерів із дитиною до 14 років тощо) можна звільнити лише за умови обов’язкового подальшого працевлаштування.

Були ліцензії

Якщо ФОП мав ліцензії (наприклад, на продаж алкоголю, тютюну чи здійснення медичної практики), їх потрібно анулювати до моменту закриття підприємницької діяльності. Зробити це можна особисто, через представника або дистанційно через електронний кабінет.

Якщо після припинення ФОП залишилися підакцизні товари, їх дозволено використати для власних потреб (це актуально, зокрема, для продуктів харчування, алкоголю та тютюну) або, за домовленістю, повернути постачальникам. Водночас продавати такі залишки вже як фізична особа заборонено.

Використовували РРО/ПРРО

Якщо ви використовували касову техніку, важливо правильно завершити її облік разом із закриттям ФОП. Програмний РРО (ПРРО) зазвичай анулюється автоматично разом із припиненням діяльності підприємця та закриттям торгової точки. Натомість фізичний РРО (касовий апарат) потрібно закривати самостійно: формально податкова може зробити це й без вашої ініціативи, але на практиці краще пройти процедуру самому, щоб уникнути «завислих» реєстрацій та зайвих питань.

Послідовність дій така. Спершу зверніться до центру сервісного обслуговування (ЦСО) із проханням розпломбувати РРО — сервісний центр сам передасть відповідну довідку до податкової. Далі подайте до податкового органу заяву за формою №4-РРО разом із реєстраційним посвідченням на апарат. Протягом 10 днів після зняття ФОП з реєстрації потрібно також подати заяву за формою №20-ОПП (особисто або через електронний кабінет); якщо цього не зробити, об’єкти обліку закриють автоматично за датою припинення в ЄДР.

Скасувати реєстрацію РРО можна і повністю онлайн, скориставшись електронним кабінетом за офіційною інструкцією. Якщо ж вам потрібно знайти найближчий ЦСО для розпломбування, зверніться до сервісного центру, з яким раніше укладали договір на технічне обслуговування касового апарата.