Електронна трудова книжка: як перевести паперову до червня 2026 року

Паперова трудова книжка десятиліттями була головним доказом трудового стажу. Її подавали під час прийняття чи звільнення з роботи, у відділі кадрів ставили печатку з датою. Це було звично, але не надто зручно — книжки часто губилися, а відновити старі записи вдавалося не завжди. Щоб уникнути таких проблем, 10 січня 2021 року стартувала реформа з переходу на електронні трудові книжки. Її ключова вимога — до 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки мають бути переведені в електронний формат. Період добігає кінця і ми будемо розбиратися, як цей процес провести максимально швидко та самостійно.

Що таке електронна трудова книжка? 

Електронна трудова книжка — це повний цифровий аналог паперової, який зберігається в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру соціального страхування. Пенсійний фонд формує її автоматично — за звітами роботодавців і скан-копіями сторінок паперових книжок, які подає працівник.

Переглянути свою електронну трудову книжку можна на порталі Пенсійного фонду України — portal.pfu.gov.ua. Достатньо увійти до особистого кабінету та у лівому боковому меню обрати розділ «Електронна трудова книжка». 

Тут відображаються:

• місця роботи й посади;
• переведення, звільнення;
• кваліфікація та інші відомості про трудову діяльність.

Переваги електронної трудової книжки

1. Дані про стаж не можна втратити — вони завжди доступні онлайн.​
2. Призначення пенсії — автоматичне (за винятком складних випадків, наприклад якщо пенсію оформлюють за пільговими умовами чи потрібні додаткові документи для підтвердження окремих періодів стажу).​
3. Підтвердження стажу — незалежно від того, чи існує роботодавець або підприємство.​
4. Кадрова документація спрощується для роботодавців і працівників.​
5. Більше не потрібно стояти в чергах і збирати паперові довідки особисто.​
6. Електронна трудова книжка дозволяє не лише зберігати всі записи про роботу, а й додавати інші документи, що підтверджують страховий стаж — це особливо зручно, якщо трудова книжка втрачена чи є пробіли в записах.

Відмінність електронної від паперової трудової

Електронна трудова книжка — це фактично новий етап сучасного кадрового обліку. Вона дозволяє кожному зберегти свій стаж, навіть якщо життя змінюється — роботодавці, міста чи країни.

Хто повинен робити електронну трудову книжку?

Перевести трудову книжку в електронний формат потрібно всім, хто має записи про роботу в паперовій трудовій, але бажає зберегти страховий стаж, пенсійні права та гарантувати своєчасне призначення пенсії. Особлива увага — тим, чия трудова діяльність розпочалася до 2004 року, тим, кому до пенсії залишилось менше ніж два роки, а також фізичним особам-підприємцям, які працювали за трудовими договорами до цієї дати.

Хто має перевести до червня 2026 року:

• Працівники — можуть подати документи про свою трудову діяльність самостійно через особистий кабінет ПФУ або відсканувати записи й віднести до територіального органу.
• Роботодавці — відповідають за внесення даних для чинних працівників. Це їхня сфера відповідальності, але остаточний контроль за правильністю трудової історії залишається за працівником.

• ФОПи — без працівників, які мають записи в трудовій до 2004 року, також зобов’язані подати дані про свою трудову діяльність чи сканкопії відповідних документів.

Перевірити, чи ваші записи вже перенесено, можна у персональному кабінеті на сайті Пенсійного фонду. Якщо трудова книжка ще не оцифрована — зробити це потрібно якнайшвидше, інакше є ризик втрати частини стажу чи затримки з пенсійними виплатами.

Як перевести трудову книжку в електронний формат: покрокова інструкція

Пенсійний фонд України суттєво спростив електронну подачу — зробити все реально самостійно, без відвідування установ та сторонньої допомоги. Потрібні лише КЕП та відскановані (або якісно сфотографовані) сторінки трудової, а також додаткові документи (за потреби). Весь процес займає не більше 15-20 хвилин.

1. Перевірте свої документи

Перед завантаженням сканкопій обов’язково переконайтеся:

• чи правильно вказані ваші ПІБ і дата народження;
• чи наявні підписи власника книжки, особи, що видала документ, та печатка організації;
• чи правильно внесені всі зміни ПІБ (прізвища, імені, по батькові);
• чи немає технічних або особових помилок у документах.

Як перевірити правильність запису про зміну ПІБ у трудовій:

• попереднє прізвище закреслюється однією рискою;
• нове пишеться вище;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково вказуються реквізити документа, на підставі якого була змінена інформація;
• зміна засвідчується підписом відповідальної особи та, за наявності — печаткою підприємства.

Якщо знайдено помилку, зверніться до роботодавця для її виправлення; якщо підприємство ліквідовано — оформлюйте зміни через суд. Без правильно заповнених документів ПФУ може відмовити у прийнятті сканкопій.

2. Оцифруйте (відскануйте) документи

Якщо з документами все добре, переходьте до створення електронних копій. В трудовій книжці скануються лише заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладки оригіналу трудової. Якщо є інші документи, які підтверджують страховий стаж (див. повний перелік у розділі статті — «Як підтвердити стаж, якщо трудової немає і записи відсутні у реєстрі», частина «2. Які документи можна надати для підтвердження стажу»), їх скануйте за тим самим принципом: тільки сторінки з записами.

Технічні вимоги до сканкопій:

• лише кольорові;
• зроблені в хронологічному порядку;
• формат: JPG (кожна сторінка окремо) або PDF (усі сторінки разом у одному файлі);
• максимальний розмір одного файлу — до 1 МБ;
• оптимальна якість — 300 dpi;
• записи, підписи, печатки мають бути чітко видимі.

Як правильно називати файли?

Кожен файл іменуйте у форматі ХХХХХХХХХХ_ЛС_ПС.jpg, де:

• ХХХХХХХХХХ — ваш ідентифікаційний код (ІПН),
• ЛС — номер лівої сторінки трудової (береться з нижнього лівого кута, починається з 02),
• ПС — номер правої сторінки трудової (береться з нижнього правого кута, починається з 03).

В окремих випадках застосовується інша логіка нумерації або імені файлів:

• Перший розворот із вашим ПІБ: для самого початку трудової, де вписані ПІБ, у графах ЛС–ПС ставиться 00_01.
• Якщо скануєте всю трудову книжку одним файлом у PDF: у такому разі файл називається просто ХХХХХХХХХХ.pdf.

Приклади імен файлів:

📂 310305674.pdf — якщо всі сторінки у одному PDF.
📂 310305674_00_01.jpg — перша сторінка трудової.
📂 310305674_04_05.jpg — третій розворот трудової.

Якщо сканкопії надсилає роботодавець, потрібна згода на обробку даних від працівника. Її складають у довільній формі, сканують й завантажують разом з трудовою. 

Приклад згоди:

ЗГОДА
на обробку персональних даних

Я, Олексій Михайло Петрович, 12.04.1969 р.н., паспорт № 1111111111, виданий 1111, 23.12.2019 р., РНОКПП: 1234567890, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI, надаю ТОВ «Прошутто» згоду на обробку моїх персональних даних для ведення кадрового діловодства, надання інформації до Пенсійного фонду України, оформлення та підтвердження трудового стажу, а також для інших цілей, визначених законодавством та внутрішніми документами підприємства у сфері трудових правовідносин і соціального захисту.

 01.11.2025                 Олексій М.П.

3. Авторизуйтесь на порталі ПФУ

Варіанти входу до кабінету:

• за допомогою КЕП — його можна зберігати у вигляді файлу на комп’ютері чи флешці, токені (електронний USB-ключ) або на електронному пенсійному посвідченні (ЕПП). Найзручніше отримати КЕП у банку, ДПС, через сервіс «Вчасно» або MobileID;
• за логіном та паролем — для цього треба зареєструватись у будь-якому відділенні ПФУ, взявши з собою паспорт та ІПН;
• через сервіс ID.GOV.UA — ідентифікація можлива за номером мобільного, якщо відкритий рахунок у банку з офіційного переліку;
• за допомогою Дія.Підпису — його можна створити на порталі або в застосунку «Дія» (доступно лише власникам ID-паспорта).

4. Завантажте скани документів

Крок 1. Перейдіть у розділ завантаження документів

Увійдіть у кабінет на порталі ПФУ. У лівому меню оберіть розділ «Комунікації з ПФУ», а далі — пункт «Відомості про трудові відносини». Саме тут подаються скани паперової трудової книжки й додаткових документів (дипломи, військовий квиток, свідоцтва тощо).​

Крок 2. Заповніть форму та завантажте файли

• Вкажіть загальні дані (система частину підставить автоматично, ви доповнюєте решту).
• Дайте згоду на обробку персональних даних — для цього треба поставити позначку напроти відповідного рядка.
• Додавайте скан-копії у хронологічному порядку: спочатку трудова (розвороти з ПІБ, записи, нагороди), потім — усі інші документи для підтвердження стажу.

Крок 3. Підпишіть та відправте заяву 

Заяву потрібно підписати КЕП. Система не приймає документи без підпису. Якщо все зробили правильно, на екрані з’явиться повідомлення: «Заяву прийнято до обробки».

5. Перевіряйте статус звернення

Слідкуйте за повідомленням у вкладці «Мої звернення». Якщо статус — «Виконано», дані вже в системі. Якщо «Скасовано» — виправте й подайте звернення ще раз.

Термін розгляду становить від 5 до 14 календарних днів, максимум — до 30 днів. Якщо результат затримується, зверніться на гарячу лінію ПФУ або уточніть деталі у своєму особистому кабінеті.

Ця процедура нескладна й доступна кожному. Головне — не залишати звернення на останній момент: так у вас буде запас часу для доопрацювання чи повторної подачі.

Що робити, якщо Пенсійний фонд не прийняв сканкопії?

Якщо вашу заявку не прийнято (статус звернення — «скасовано виконання»), система обов’язково покаже причину у полі «Повідомлення». Серед найпоширеніших:

1. Сканкопії не відповідають технічним вимогам. Часто це неправильно оформлені файли (не той формат, перевищено розмір, відсутній колір або невідповідна роздільна здатність, не всі сторінки заповнені, нечіткість тощо).
2. Трудова книжка неправильно оформлена. Може бути відсутній підпис власника чи запис про зміну ПІБ, не проставлені печатки чи підписи відповідальних осіб, відсутня титульна сторінка, є помилки в особових даних/датах чи серіях документів.
3. Подано неповний або некоректний комплект файлів.
4. Виявлено інші помилки — наприклад, сканкопія містить зайві/порожні сторінки, неправильно заповнені іменні поля або зафіксовано розбіжності з особистими даними власними.

Якщо виникла помилка, слід створити повторне звернення. Для цього завантажте лише ті файли, де були помилки, а також титульну сторінку трудової й (за потреби) уточнювальну довідку.

Що робити, якщо паперова трудова книжка втрачена (загальний алгоритм)?

Перш ніж починати відновлення, потрібно виконати два обов’язкові кроки:

1. Перевірити записи в електронній трудовій (ЕТК)

Зайдіть у кабінет на порталі ПФУ. Якщо ваш стаж уже перенесений роботодавцями або оцифрований ПФУ, робити більше нічого не потрібно — паперова трудова не впливає на призначення пенсії.

Якщо записи неповні або їх зовсім немає — переходьте до наступного пункту.

2. Повідомити роботодавця за останнім місцем роботи

Це потрібно, якщо ви зараз працюєте або працювали останнім часом.

Роботодавець робить так:

• якщо це було ваше єдине місце роботи — видає нову трудову книжку з написом «Дублікат»;
• якщо до цього ви працювали на інших підприємствах — останній роботодавець вносить запис про загальний стаж, але лише якщо є документи для підтвердження.

Після цього визначте, яка з типових ситуацій стосується вас.

Як підтвердити стаж, якщо трудової немає і записи відсутні у реєстрі

Цей блок — для людей у найскладнішій ситуації: немає ні трудової книжки, ні записів у ПФУ.

Тоді процедура виглядає так:

1. Офіційний пошук ПФУ.
2. Пошук письмових документів.
3. Підтвердження через свідків.
4. Встановлення стажу через суд.

Йти потрібно саме в такій послідовності — це вимога ПФУ і судової практики.

1. Звернення до ПФУ — перший і обов’язковий крок

Перш ніж збирати документи, ПФУ повинен самостійно провести пошук у всіх доступних реєстрах:

• дані ДПС (податкова звітність роботодавців);
• Фонд соцстраху (накази про нещасні випадки, виплати);
• ЄДЕССБ (електронні будівельні реєстри);
• реєстри служби зайнятості;
• архівні фонди;
• дані роботодавців, які вже подавали звітність за вас.

Чому це важливо? Суд у 90% випадків відмовляє, якщо людина не пройшла цей етап і не має письмової офіційної відмови ПФУ.

Як оформити звернення:

• подати заяву особисто або через вебпортал ПФУ;
• додати копії паспорта та РНОКПП;
• вказати всі відомі вам підприємства, роки роботи й можливі архіви.

Строки: 1–3 місяці.

2. Збір документів для підтвердження стажу

Якщо ПФУ не знайде інформації, ви можете подати будь-які документи, які підтверджують факт роботи:

Основні документи, які приймає ПФУ:

• довідки підприємств;
• накази про прийняття/переведення/звільнення;
• особові картки (форма П-2);
• відомості нарахування зарплати;
• трудові договори з відмітками про виконання;
• архівні копії особових рахунків;
• посвідчення чи характеристики з місця роботи;
• профспілкові квитки зі сплатою внесків.

Що не зараховується до стажу:

• денна форма навчання після 1.01.2004;
• робота за цивільно-правовими договорами до 2016 року (не сплачували ЄСВ);
• підприємницька діяльність без сплати ЄСВ.

Якщо документи підтверджують хоча б частину стажу — ПФУ зарахує її.

3. Підтвердження стажу за свідченнями

Цей спосіб передбачений постановою КМУ № 637 і застосовується, коли:

• підприємство ліквідоване й архіви знищені;
• документи втрачені через бойові дії;
• робота велась неофіційно, але була звітність по ЄСВ;
• залишились лише свідки, які працювали разом з вами.

Вимоги до свідків:

• не менше 2 людей;
• працювали з вами одночасно на одному підприємстві;
• мають власні трудові документи.

Свідки подають до ПФУ:

• паспорт,
• РНОКПП,
• трудову книжку,
• письмове пояснення.

ПФУ формує акт про встановлення стажу на підставі їхніх показань.

4. Встановлення стажу через суд

Суд — це крайній крок, якщо:

• ПФУ письмово відмовив у зарахуванні стажу, або
• зарахував його частково, або
• свідки є, але ПФУ не врахував їхні показання.

Подавати позов слід до окружного адміністративного суду за місцем проживання позивача, або місцем відповідача (ПФУ).

Потрібні документи:

• позовна заява;
• квитанція про сплату судового збору (1211,20 грн);
• копії паспорта й РНОКПП;
• письмова відмова ПФУ;
• докази стажу — документи, свідки, архівні довідки;
• документи про зміну прізвища (якщо треба);
• довіреність представнику — за потреби.

Що суд може встановити:

• факт роботи на підприємстві в конкретний період;
• періоди трудової діяльності, які ПФУ не визнав;
• наявність страхового стажу для пенсії.

Практика показує, що за правильно зібраних доказів суди задовольняють більшість таких позовів.

Втратили трудову або ПФУ відмовляється зарахувати стаж?

Наші юристи знають, як пройти всі етапи — від пошуку архівів до судового встановлення стажу — без зайвих місяців бюрократії.

Ми допоможемо:

➤ знайти документи, які реально визнає ПФУ;
➤ правильно оформити заяви та запити;
➤ підготувати свідків і зібрати доказову базу;
➤ оскаржити відмову ПФУ та відновити стаж через суд.

Ви отримаєте юридично підтверджений стаж, який зараховується до пенсії, — без нервів, помилок і втраченого часу.

Отримайте консультацію юриста

Що робити з паперовою трудовою після 10 червня 2026 року?

Після 10 червня 2026 року головним джерелом даних про стаж стає електронна трудова книжка, яку веде Пенсійний фонд. Але це не означає, що паперова трудова втрачає сенс чи юридичну вагу — вона просто переходить у статус додаткового, «архівного» доказу.

Що варто зробити:

1. Заберіть паперову трудову у роботодавця і зберігайте її вдома. Це ваш документ, його мають видати під підпис, у день звільнення або за заявою, якщо ви продовжуєте працювати.
2. Один раз звірте паперову та електронну трудові. Перевірте, чи всі місця роботи, посади й періоди стажу збігаються. Якщо є розбіжності — це сигнал звернутися до роботодавця або ПФУ, поки ще можна оперативно виправити дані.
3. Зберігайте книжку як резервний доказ. У разі технічних помилок, втрати частини даних, спорів із ПФУ чи роботодавцем паперова трудова, разом з іншими документами, може стати важливим аргументом.

Реформа електронних трудових не забирає у вас стаж — вона має його захистити. Ваше завдання — вчасно оцифрувати записи, перевірити ЕТК і не поспішати позбуватися паперового оригіналу.